DN Debatt

”Bryt den onda trenden och ta kontroll över byråkratin”

Administrativa yrken som kanslister, arkivarier och sekreterare är på väg att försvinna. Nu förväntas vi alla sköta administrationen, skriver debattörerna.
Administrativa yrken som kanslister, arkivarier och sekreterare är på väg att försvinna. Nu förväntas vi alla sköta administrationen, skriver debattörerna. Foto: Lars Epstein

Administrationssamhället. Administrativt arbete riskerar att tränga ut kärnverksamheten och leda till sämre arbetsmiljö. Låt i stället professionerna själva utforma arbetet och anställ professionella administratörer, skriver författarna och forskarna Anders Forssell och Anders Ivarsson Westerberg.

Under en följd av år har det återkommande rapporterats om en alltmer betungande administrativ arbetsbörda för många yrkesgrupper inom den offentliga sektorn. Rapporterna har bland annat kommit från domstolar, från högskolor och universitet, från polisen och de senaste åren kanske främst från sjukvården och skolan. Forskare och andra har använt begrepp som ”granskningssamhälle”, ”utvärderingsmonstret”, ”förpappring” och ”dokumentationshysteri” för att peka på aspekter av det här fenomenet.

Vi har i ett forskningsprojekt studerat administration och administrativt arbete med särskilt fokus på sjukvården, skolan och polisen, och vi rapporterar om detta i en nyutkommen bok ”Administrationssamhället” (Student­litteratur) som bygger på en genomgång av en stor mängd rapporter och studier. En slutsats av vår genomgång är att det administrativa arbetet ökar, och särskilt gäller det dokumentation.

Det finns i stort sett två sätt att mäta administration: antingen använder man sysselsättningsstatistik, varvid vissa yrken då klassas som administrativa, eller så gör man tidsstudier av faktiskt arbete. Med den första mätmetoden – sysselsättningsstatistik – ser vi att traditionella administrativa yrken som kanslister, kontorister och sekreterare i dag är på väg att försvinna. I stället har vi fått en kår av nya, oftast väl­utbildade controllers, strateger, koordinatorer, kommunikatörer. Dessutom finns det många fler chefer. Det råder således en ökad professionalisering av administrationen.

Med den andra metoden – arbetstidsstudier – ser vi att det administrativa arbetet i hög grad har ”tryckts” utåt och nedåt i organisationerna, och flyttat över från traditionell administrativ personal som kontorister, kanslister och sekreterare till professionella yrkesgrupper som lärare, läkare, sjuksköterskor, poliser och andra. Samtidigt som man skurit ned på den traditionella administrativa personalen har den moderna datatekniken gjort det möjligt att göra alla till administratörer. Denna trend där administrativt arbete amatöriseras – alltså flyttas över till yrkesgrupper som inte vare sig är utbildade för uppgifterna eller har anställts för att utföra dem – är förmodligen den största förändringen. Arbetsmiljöundersökningar från alla undersökta områden visar även att administrativt arbete upplevs som en allt större påfrestning för de som arbetar i kärnverksamheterna, och leder till en sämre arbetsmiljö.

Vi har inget totalmått på den mängd administrativt arbete som på detta sätt flyttats till yrkesgrupper som är anställda i kärnverksamheter som sjukvård, skola och polis, men många studier tyder på att den är avsevärd, och ökande. Det är ingen nyhet att läkare, lärare och poliser ägnar mindre än hälften av sin arbetstid åt sina huvuduppgifter. Men arbetstidsstudier visar också att de ägnar en stor och ökande del av sin arbetstid åt att på olika sätt dokumentera om och kring sitt arbete. Ett exempel på hur dokumentationskrav på detta sätt ökat och lagts på arbetsbördan för en yrkesgrupp, är de utvecklingssamtal som lärare ska ha med elever och föräldrar. Tidigare var detta ett möte där läraren förde en diskussion om skolsituationen med elev och föräldrar. Numera är dessa samtal en formaliserad administrativ procedur som leder till en individuell utvecklingsplan som även ska föras in digitalt enligt en standardiserad mall. Detta kanske är bra för vissa barn och föräldrar, men motiverar det den kraftigt utökade arbetsbörda, utan någon resursförstärkning och utan att någon annan uppgift tas bort, som det innebär för lärarna? Detta är bara ett exempel på ökad mängd dokumentation, från ett område.

Det finns flera orsaker till den ökande administrationen, men en är att organisationerna ständigt får nya uppgifter utan att de gamla tas bort. Ett vanligt synsätt är att organisationer ses som ett slags redskap med vissa bestämda uppgifter. Skolan ska lära barnen att läsa och räkna och en del annat, sjukvården ska behandla och helst bota sjuka patienter och polisen ska förebygga brott och fånga brottslingar. Men organisationerna är också sysselsatta med att möta en mängd andra krav som kan vara löst kopplade till huvuduppgifterna. De ska möta krav på miljö och uthållighet, jämställdhet, etiskt handlande, riskhantering, etnisk mångfald, IT-strategier, kvalitetssäkring och utvärdering. Ju större och mer komplex organisation desto fler krav finns. Redan för tio år sedan rapporterades det att en normal svensk kommun kunde ha över 50 olika styrdokument i form av policy­beslut, strategier, riktlinjer och handlingsplaner, alla med olika slags krav, och detsamma gäller andra offentliga organisationer. Vi vet att denna typ av krav med tillhörande styrdokument har ökat för offentliga organisationer under senare år. Så förutom sin kärnverksamhet ska organisationerna även syssla med en mängd andra uppgifter – och alla dessa kräver administration och, därmed, dokumentation.

En konsekvens av detta är att alla förändringar och styrförsök tenderar att leda till mer administrativt arbete. När beslutsfattare till slut började inse att lärarna i så hög grad var sysselsatta med dokumentation i stället för undervisning började man i viss mån förenkla denna. Men samtidigt beslutades om att införa betyg i lägre årskurser, vilket oundvikligen kommer att kräva mer administrativt arbete. Så här fortgår det: Politiker och andra beslutsfattare beslutar om nya åtgärder – oftast välmotiverade och väl­menande – som medför administrativt arbete för de som ska genomföra åtgärderna.

Dessa tendenser – mer administrativt arbete och samtidig amatörisering och professionalisering riskerar leda till att administrativt arbete tränger ut kärnverksamhet.

För att vara konkret: Administrativt arbete ökar på bekostnad av undervisning, sjukvård och brottsbekämpning.

Vi menar att detta tillsammans med larmen om sämre arbetsmiljö gör att en förändring är angelägen.

Vad bör göras?

Några förslag är följande:

• Uppmärksamma problemet med den ökande administrationen i offentlig sektor.

• Uppmärksamma omfördelningen av administrationen till de som arbetar i kärnverksam­heterna, och ta larmen om försämringar i arbetsmiljön på allvar.

• Styr mindre. Ge professionella yrkesgrupper ett större utrymme att själva forma sitt arbete.

• Återanställ ”professionella” administratörer.

• Utred de administrativa konsekvenserna vid införande av nya styrmodeller, IT-system och organisationsförändringar.