– Du luktar illa. Tre små ord, som de flesta fasar för att behöva säga. Att behöva påpeka att någon har dålig hygien och att omgivningen lider är nog det sista man vill göra – oavsett vilken relation man har. Men det kan vara tre ord som leder till förändring.
Till slut stod varken Monica eller övriga medarbetare ut med stanken av lort och svett från kollegan.
- Vi satt fem personer i ett stort rum och vi andra led verkligen av hur han luktade. Jag var ganska ny som mellanchef och det stod tidigt klart för mig att så här kunde vi inte ha det.
För arbetskamraterna var det en besvärlig situation och de skämdes när besökare som kom in i rummet ryggade tillbaka.
- Så en kväll när det bara var han och jag kvar så jag gick rakt på sak och sa: Du luktar illa!
I dag skulle hon ha planerat samtalet i detalj - försökt förutse vad som skulle kunna hända och hur hon skulle agera i olika scenarion. Nu var hon helt oförberedd på hans reaktion.
- Han började gråta!
- Jag blev alldeles överrumplad. Man är ju inte van att se en stor karl falla i gråt.
Men Monica lät honom gråta, hon satt tyst bredvid. När han så småningom lugnade sig hade de ett långt samtal.
- Han var mest ledsen för att ingen av hans arbetskamrater hade sagt något till honom om detta under alla år. Det var nog det han tyckte var mest jobbigt.
I dag har Monica personalansvaret på arbetsplatsen.
- Även om jag tycker att jag skötte samtalet med honom ganska bra, så hade jag gjort en hel del annorlunda i dag.
I en undersökning som Chef har låtit Synovate göra fick 541 chefer frågan om vad de tycker är mest obehaglig att behöva ta upp med en medarbetare. Hela 61 procent svarade "Dålig lukt eller bristande hygien". Ändå svarade bara 16 procent "Ja" på frågan om de hade genomfört ett sådant samtal.
Andra ämnen som chefer gruvar sig för att behöva ta upp är om en medarbetare har missbruksproblem. Många chefer har erfarenhet av detta - 38 procent har någon gång tagit upp alkohol och 17 procent annat missbruk med medarbetare.
När livsstilen påverkar arbetsprestationen går det att motivera ett samtal med personen. Det var fallet med Göran, en servicetekniker som hade gått upp så mycket i vikt att han började få svårt att utföra sitt jobb. Ibland krävdes att han kröp in i ganska små utrymmen.
Görans chef tog upp det känsliga ämnet och erbjöd honom hjälp från företagshälsovården för att gå ner i vikt. Men det blev kalla handen, Göran menade att hans vikt var hans ensak.
Till slut var han så överviktig att han inte kunde utföra sitt arbete, det blev aktuellt med omplacering. Först då insåg Göran allvaret och accepterade en behandling för att gå ner i vikt.
Ju högre upp i en organisation ett sådant här samtal utspelas, desto svårare kan det vara. Det finns exempel på mycket högt uppsatta chefer som har blundat för ganska grova övertramp, trots att höga värden stått på spel.
Minns turerna runt ÖB Håkan Syrén och förre generalmajor Tony Stigsson. Vad gjorde landets högsta militär när ryktena om medarbetarens alkoholmissbruk, hustrumisshandel och vidlyftiga sexkontakter nådde honom? Jo, de två hade "ett par samtal på tu man hand", där Stigsson försäkrade att det bara var ont förtal, har Syrén berättat. Man kan bara föreställa sig hur obehaglig Syrén tyckte situationen var och hur gärna han ville tro på Stigssons version.
Just i Syréns fall finns dessutom bara en överordnad - försvarsministern - som i lag är förbjuden att lägga sig i verksamheten.
När Monica tog upp den känsliga frågan om dålig lukt med sin medarbetare gick hon rakt på sak - delvis kanske på grund av bristande erfarenhet, säger hon i dag.
Den illaluktande mannen som Monica tvingades konfrontera dök upp renskrubbad dagen efter deras samtal.
- Han kände nog att jag höll ögonen på honom efter det, tror Monica. Det blev en klar förbättring, till allas lättnad.
Han träffade till och med en tjej inte långt efteråt!
ANNIKA ROSELL