Logga in på Dagens Nyheter

Här kan du som DN-kund logga in för obegränsad läsning av DN.se, e-DN och DN.Prio.

Med ett gratiskonto kan du följa skribenter och ämnen samt spara artiklar.

Jobb & Karriär

Flexkontor trend som inte passar för alla

Flexkontoret som en del av Stockholms landstingsförvaltning i vintras flyttade in i på Norra Stationsgatan saknar vanliga skrivbordsplatser till en fjärdedel av personalen. De dagar alla är på plats får den som kommer sent nöja sig med en plats i de minimala, skrubbliknande, fönsterlösa tysta rummen. Nu har personalens missnöje lett till att de som vill ska få tillbaka egna fasta arbetsplatser, och kontorsytan ska snarast möjligt byggas ut igen.
Flexkontoret som en del av Stockholms landstingsförvaltning i vintras flyttade in i på Norra Stationsgatan saknar vanliga skrivbordsplatser till en fjärdedel av personalen. De dagar alla är på plats får den som kommer sent nöja sig med en plats i de minimala, skrubbliknande, fönsterlösa tysta rummen. Nu har personalens missnöje lett till att de som vill ska få tillbaka egna fasta arbetsplatser, och kontorsytan ska snarast möjligt byggas ut igen. Foto: Sveds Signe Söderlund

Våra kontorsytor krymper, kontorsland­skapen blir allt öppnare – och trängre. Fler och fler arbetsgivare hakar på trenden med aktivitetsbaserade flexkontor, där ingen har sin egen fasta plats. ”Utvecklingen är långtifrån alltid genomtänkt, flexkontor passar inte alla verksamheter”, påpekar arbetslivsforskaren Susanna Toivanen.

Susanna Toivanen har just avslutat ett treårigt forskningsprojekt om kontorsutveckling tillsammans med byggföretaget NCC. Hon anser att sakkunskapen om hur arbetsmiljön påverkar de anställda ofta väger för lätt i arbetsgivarnas beslut:

– Vi vet ju att kontorslandskap av vissa typer och storlekar upplevs som väldigt störande och drar ned personalens prestationer. Ändå är det sådant som ofta byggs när arbetsgivarna vill vara moderna och samtidigt spara pengar. De som driver på med sitt budskap om att ”arbetar ni inte i aktivitetsbaserade flexkontor är ni mossiga” är de aktörer som tjänar mest på det: arkitekterna och konsulterna.

Det aktivitetsbaserade flexkontoret innebär att kontoret delas upp i zoner: arbetsstationer med skrivbord, tysta arbetsrum, chattboxar för telefonsamtal, mötesrum och kök. Varje dag ska arbetsplatserna rensas, i många fall varje gång den anställde är borta mer än en timme. Arbetsmaterial och personliga tillhörigheter får personalen förvara i ett skåp.

Flexkontor innebär också ofta att antalet arbetsplatser är något mind­re än antalet anställda: arbetsgivaren räknar med att några är ute hos kund, på tjänsteresa, vabbar, eller arbetar hemma.

Skulle alla vara på plats blir det något av hela havet stormar: några kan bli utan vanlig skrivbordsplats.

Flexkontoren började införas på konsultföretag, där personalen bara är på kontoret några få dagar per vecka.

– Men när nu också arbetsgivare med en mindre rörlig arbetsstyrka börjar flytta från traditionella kontorsmiljöer till aktivitetsbaserade ytor kan man nästan räkna med att det kommer att innebära problem, menar Susanna Toivanen.

För ett år sedan flyttade ett par hundra anställda på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap till flexkontor på Fleminggatan i Stockholm. Många har klagat på ljudstörningar, men även allergier, som förvärrats när till exempel katt­allergiker tvingas dela plats med kattägare. Den som kommit senare på morgonen har ibland bara hittat plats i de tysta rummen, där de inte kunnat besvara telefonsamtal. Och om några månader flyttar 1 200 anställda vid Försäkringskassans huvudkontor till flexkontor vid Telefonplan. Facket varnar för att det kommer att leda till ökad stress för en redan hårt pressad grupp.

I vintras flyttade Stockholms läns landstings avdelning för tillväxt, miljö och regionplanering, 45 handläggare och administratörer, från rymliga lokaler på Södermalm till flexkontor på ungefär en tredjedel av ytan vid Norra Station. Flytten sparade närmare fem miljoner kronor årligen. Men nu tvingas man backa på flera punkter.

På det nya kontoret var skrivbordsplatserna 25 procent färre. Är alla på plats måste några sitta i de små, fönsterlösa tysta rummen. Många har tyckt att trängsel och ljud stört deras koncentration så mycket att de hellre arbetar hemma. Vilket delvis har försvårat samarbetet.

Barbro Städje är fackförbundet Visions företrädare. Hon påpekar att hon och de andra administratörerna nästan jämt är på kontoret, arbetar mycket med papper och därför behöver ha sina fasta arbetsplatser.

– Nu har ledningen sagt att de som tycker sig behöva det ska få egna platser, och att vi sedan ska försöka få en större yta här i huset.

Flytten var inte genomtänkt, fastslår skyddsombudet Evert Kroes.

– Här såg arbetsgivaren en möjlighet att spara genom att gå över till aktivitetsbaserade arbetsplatser, men utan tillräcklig förberedelsetid och analys.

– Om man har arbetsuppgifter som till 80–90 procent utförs på kontoret ska man inte utsättas för flexibla arbetsplatser.

Svårt hålla koncentrationen
• I en studie som Stress- forskningsinstitutet gjorde 2012 tyckte 21 procent av de tillfrågade mycket illa om öppna kontorslandskap.

• 32 procent svarade ”ganska illa”, 24 procent ”varken illa eller bra”, 19 procent ”bra” och 4 procent ”mycket bra”.

• Den sämre koncentrationen är det problem som de flesta påtalar i samband med kontorslandskap.

• Många påpekar att allt tenderar att gå snabbare i det öppna landskapet, på gott och på ont. Kommunikationen går snabbt, men det gör också en eskalerande konflikt.

• Regler behöver vara tydligare i kontorslandskapet. Hur och var talar man i telefon? Hur och var talar man privat med en kollega? Hur varmt ska det vara?

• Integriteten utmanas när medarbetare kan känna sig ständigt iakttagna av chefer och kolleger.

• Ställer högre krav på chefers problemlösning.

Tänk på detta inför förändringar i kontorslandskap
Susanna Toivanens goda råd till arbetsgivare som vill göra om i kontorslandskapet:

• Haka inte oreflekterat på kontorsdesigntrender bara för att ”alla andra gör det”.

• Fundera över om till exempel flexkontor med aktivitetsbaserade ytor verkligen är rätt för just er verksamhet.

• Börja i mycket god tid.

• Se till att allas röster blir hörda.

• Ta fasta på personalens önskemål och farhågor.

• Innan man ens funderar på att flytta ska man skanna före- tagets befintliga kontorslokaler och göra en enkel enkätunder­sökning bland medarbetarna: Hur fungerar de lokaler vi har i dag? Vad är bra och vad är mindre bra? Stöttar dagens kontorslösning vår verksamhet? Om inte, vad är problemet och vad behöver ändras?

• Trender kan också vara över- gående: Observera att studenterna på Konstfack och Arkitektur­skolan KTH i årets framtidsspaning FutuRum förutspådde ett framtida behov av kontor som speglar vår personlighet och där vi kan boa in oss, för att få en fast punkt i en turbulent värld.

Så här jobbar DN med kvalitetsjournalistik: uppgifter som publiceras ska vara sanna och relevanta. Rykten räcker inte. Vi strävar efter förstahandskällor och att vara på plats där det händer. Trovärdighet och opartiskhet är centrala värden för vår nyhetsjournalistik. Läs mer här.