– De jobbigaste samtalen är de som rör människors personliga integritet, säger Anna Ragén, som tvingades ha samtal med en kollega som luktade svett.
Även om du förberett dig noga inför det svåra samtalet är det först i skarpt läge, när du sitter öga mot öga med din kollega eller chef, som du verkligen sätts på prov.
Det vet Anna Ragén, koncernchef på Jubogruppen i Karlskoga.
- De absolut jobbigaste samtal jag har haft har rört privata saker, människors personliga integritet, säger Anna Ragén.
Flera gånger har hon fått uppleva hur en anställds livsstil har påverkat arbetsmiljö.
Eller i klartext: hur en anställd har luktat svett.
- Det är urjobbigt. Inför samtalen har jag ältat hur jag skulle göra och hur de skulle reagera.
Det är ju så pinsamt! Det har inget med prestationer och resultat att göra, det finns ju inga regler, man är verkligen ute på hal is. Dessutom har samtalen utgått från vad andra har sagt, säger Anna Ragén.
En avgörande faktor för hur ett samtal går är om det skapas en kontakt, en relation, mellan personerna som talar.
Den kontakten bygger på ömsesidig respekt.
För att genomföra samtalet helt igenom professionellt, krävs en balans mellan att skapa kontakt med kollegan eller den anställda och fokuseringen på det konkreta problemet.
Ett vanligt misstag är kontaktskapande genom att inleda med alltför vänskapligt småprat och sedan gå på problemet. Det kan leda till förvirring och frustration.
Att helt bortse från relationen och gå rakt på problemet kan å andra sidan uppfattas som okänsligt och burdust.
- När jag har suttit med den anställda har jag talat om att kolleger har klagat och att den bristande personliga hygienen har blivit ett arbetsmiljöproblem. Jag har talat om att jag tycker det är jobbigt att ta upp det, men att det inte har med den anställdas prestation att göra, säger Anna Ragén.
Hur har de reagerat?
- De har blivit väldigt ledsna. Ingen av dem har varit medveten om att de luktat illa. Jag har sagt att jag själv skulle uppskatta om någon påtalade för mig om jag luktade svett - så att jag kunde göra något åt det. Och så har jag frågat hur de själva vill uppfattas. Alla har sagt att de inte vill uppfattas som snuskiga och äckliga, säger Anna Ragén.
Därefter har hon coachat de anställda, gett dem råd och tips om hur ofta man bör tvätta sig och att om man har svettats i arbetskläderna så ska man byta dem.
Men även om samtalen har varit svåra har de gett resultat.
- Efter samtalen har alla förbättrat sin hygien, säger Anna Ragén.
Den här typen av samtal var svåra när Anna Ragén var ny som chef.
- Men jag skulle nog inte göra annorlunda om jag konfronterades med problemet i dag. Fast jag skulle fortfarande tycka att det var jättejobbigt.