Trots att vi numera har alla möjliga tekniska hjälpmedel i arbetslivet blir vi inte mer effektiva och mindre stressade för det. Istället slösar anställda bort en stor del av arbetsdagen.
– Våra vanor gör oss röriga. Förr kom posten en gång om dagen. I dag får vi mejl hela tiden, post flera gånger om dagen, sms och telefonsamtal vi tror vi måste svara på med en gång., säger Lucy Sbrocchi som jobbat med att effektivisera kontor sedan 1980-talet.
De senaste åren arbetar hon efter Toyotas ”Lean-modell” som ursprungligen utvecklades för att strömlinjeforma arbetet i bilfabrikerna och göra dem mer effektiva. Modellen identifierar ett flertal slöseriområden som hon kartlägger och försöker förändra tillsammans med medarbetarna.
– Många är skeptiska i början men sedan blir det mycket skratt när de inser hur mycket saker de sitter med. När personalen väl är inblandad, hittar de egna förbättringssätt, säger Lucy Sbrocchi.
På företagens resultatrad handlar det om att kunderna inte är beredda att betala för slöseri.
Konkurrensmässiga företag måste vara snabba och transparenta mot kunden.
Företagen måste jobba smartare och det går inte att ha fullt kaos på kontoret. Förvånansvärt stor del av arbetstiden slösas bort på onödiga sysslor.
– Vi har undersökningar som visar att kärnverksamheten bara tar 40 procent av arbetstiden. 60 procent går åt till spontana möten, till att vänta på svar, till att leta, säger Lucy Sbrocchi.
Metoden identifierar åtta olika områden som kan förbättras. Från högarna på skrivbordet till överbokade almanackor och mejlkorgar som svämmar över.
Ett av områdena är överproduktion och Lucy Sbrocchi illustrerar med en person hon hjälpte som fick en fråga från sin chef på mejlen. Han skickade samma fråga till åtta andra personer. Totalt genererade det 80 meddelanden.
– Det är ett tecken på överproduktion. Behöver alla verkligen det där mejlet? Du är nåbar 24 timmar om dygnet. Folk styrs av det istället för att själva styra. Alltför många öppnar sina inkorgar och tänker ”sen”, säger hon.
Andra områden som genererar mycket slöseri är:
- Överarbete – den där rapporten som ingen frågar efter, kanske är det dags att sluta skriva den?
- Omarbete – fel ifyllda blanketter och reseräkningar som vandrar fram och tillbaka mellan medarbetarna.
– Ett långsiktigt mål kan vara att förenkla blanketterna så att man slipper göra om hela tiden, säger Lucy Sbrocchi.
- Väntan – på svar från folk eller på ett it-system som ligger nere.
- Lager – hur skrivborden och bokhyllorna fylls med pärmar, pennor, block och papper utan att någon rensar.
– Ett av mina skräckexempel var en chef som hade ett välstädat kontorsrum som han visade upp för kunderna. På det extra kontoret längre ned i korridoren som han inte visade upp stod det 450 pärmar. Det tog säkert 20 arbetstimmar att rensa upp, säger Lucy Sbrocchi.