Så kan ditt företag få koll på mejlflödet
Publicerat 2008-08-25 11:04
Många företag har anställda som stressas av ett aldrig sinande mejlflöde. En mejlpolicy kan vara ett sätt att råda bot på problemen.
Relaterade artiklar
1. Skapa tydliga riktlinjer.
Sätt en policy för hur snabbt mejl bör besvaras. Många företag och organisationer har 24 resp 48 timmar exklusive helger. Det är viktigt att anställda inte ständigt avbryts av att behöva svara på mejl. Det är också viktigt att mejl inte förblir obesvarade. Om en anställd är stressad över det ständiga flödet kan nödvändiga mejl komma bort i floden.
2. Bestäm vad "för kännedom" ska betyda internt.
I regel behöver inte ett sådant mejl besvaras. Skicka ändå inte mejl i onödan.
3. Dra upp riktlinjer för privata mejl.
Får de anställda använda jobbaddressen privat? Vad får den inte användas till? Hur mycket tid får användas till privat kommunikation?
4. Stäm av signaturerna.
Bestäm hur signaturerna ska se ut för interna, respektive externa mejl. En enhetlig signatur externt ger ett proffsigt intryck, medan en kortare räcker gott internt.
5. Lär de anställda använda ämnesraden.
Om det framgår tydligt vad mejlet innehåller behöver ingen öppna post i onödan. Viktiga mejl märks också tydligt. Kortare meddelanden kan skrivas enbart i ämnesraden. Koden för att all text finns i ämnesraden är att avsluta texten med två snedstreck och de egna initialerna, typ //HV
6. Lär de anställda strukturera sina sparade mejl.
Föreslå ett system med olika mappar för att sortera sparad information. Det spar tid, det blir lättare att hitta och inboxen behöver inte bli proppfull.
7. Ta hjälp.
Om ändå mejlhanteringen är ett svårbemästrat problem finns det konsulter i arbetsmetodik som kan hjälpa till att skapa struktur och rutiner. Du kan också ta hjälp av andra som lyckats styra upp sin mejlhantering på ett bra sätt. Eller kanske finns det någon på det egna företaget som kan hjälpa till?
Visar 0 av 0. Per sida:
Det finns inga kommentarer.
Visar (av totalt ).
Vill du ha en bra start på dagen?
Läs Dagens Nyheter. Klicka för ett bra erbjudande.
Annonser
-
IT-tjänster och produkter
Vill du förbättra din IT-funktion och samtidigt spara pengar?
-
Vendelsö Bemanning
Uthyrning av erfarna, engagerade transportchaufförer i Stockholm.
-
Flytt och bemanning
Din flyttfirma i Stockholm - För flytt, bohagsflytt & kontorsflytt.
