Logga in på Dagens Nyheter

Här kan du som DN-kund logga in för obegränsad läsning av DN.se, e-DN och DN.Prio.

Med ett gratiskonto kan du följa skribenter och ämnen samt bokmärka artiklar.

Ekonomi

Svenskarna slösar bort sin arbetstid

Det handlar inte bara om långa pratstunder om helgens glädjeämnen vid kaffeautomaten och slösurfande på Facebook. Svenskarna slösar bort sin arbetstid mer än så. En stor del av arbetstiden går åt till att leta efter information.

Nästan hälften av svenskarna uppger att de lägger minst 10 timmar i månaden på att leta. En fjärdedel uppger att de lägger upp till en timme om dagen på att försöka hitta rätt information. Det blir 20 timmar i månaden, enligt en färsk undersökning som gjorts på uppdrag av Canon.

– Min erfarenhet säger att den siffran egentligen är ännu högre, säger Christoffer Bohrn, produktchef för dokumentlösningar på Canon Svenska.

20 timmar i månaden innebär ett produktionsbortfall på 7.700 kronor per månad per anställd om varje timme i snitt är värd 387 kronor, enligt Konjunkturinstitutet. På ett år handlar det om en förlust för företaget på upp emot 80.000 kronor per person.

Informationsmängden ökar ständigt och anställda överöses av mejl och sms sprängfyllda med information.

Företagen är ofta duktiga på att digitalisera dokument men mindre bra på att lagra dem systematiskt så att rätt personer kan hitta dem.

– Många företag står inför stora utmaningar framöver. Det är vanligt att varje medarbetare har ett eget sätt att lagra information i sina mappar vilket gör det omöjligt för andra att hitta, säger Christoffer Bohrn.

Förlegad teknik ligger i många fall bakom problemen. Gamla datorer, mobiltelefoner och programvara försvårar letandet för över hälften av deltagarna i undersökningen.

Störst andel som klagar på att den förlegade tekniken hindrar deras arbete finns inom offentlig sektor. Sektorn har dessutom särskilda krav på sig att behålla all information. De är inte lika snabba på förändring eftersom det handlar om skattepengar och alla inköp måste ske genom offentliga upphandlingar. Egenföretagare upplever problemen minst.

De stora pensionsavgångarna utgör ytterligare ett problem för informationshanteringen.

– Många sitter med mycket stor kompetens ute i företagen och frågan är hur man ska ta till vara den och göra den tillgänglig när folk slutar, säger Christoffer Bohrn.

Kommunikationen kollegor emellan sker oftast via e-post och telefon. 38 procent av de tillfrågade uppger att de kollar mejlen hela tiden. Dessutom används digitala dokument, som word-dokument och excel-filer, i stor utsträckning. 22 procent uppger att de varje dag kommunicerar med sina kollegor genom fysiska dokument som utskrifter och anteckningar. Drygt 40 procent skriver ut dokumenten för att det är lättare att läsa dem i pappersform.

Fakta: Så gjordes undersökningen

Undersökningen gjordes av YouGov på uoppdrag av Canon. 2.032 personer intervjuades i åldern 18-65 år. 1.075 personer har genomfört delen som handlar om arbetslivet.

Källa: Canon.