Logga in på Dagens Nyheter

Här kan du som DN-kund logga in för obegränsad läsning av DN.se och e-DN.

Med ett gratiskonto kan du följa skribenter och ämnen samt spara artiklar.

Insidan

”Förändringar väcker alltid känslor”

Lena Lid Falkman forskar om olika kontorsmiljöer vid Handelshögskolan i Stockholm.
Lena Lid Falkman forskar om olika kontorsmiljöer vid Handelshögskolan i Stockholm. Foto: Hannes Holmström

Ett flexiblare arbetssätt, där de anställda själva bestämmer när och hur de vill arbeta, kommer att bli ett sätt att konkurrera om attraktiv personal, enligt forskaren Lena Lid Falkman.

Sverige ligger långt framme jämfört med andra länder när det kommer till aktivitetsbaserade kontor. Ett tiotal myndigheter och företag har redan byggt om sina lokaler och antalet ökar hela tiden.

Trenden startade i Holland för ett tiotal år sedan då man började utgå från att arbete inte behöver utföras en särskild tid på dygnet eller på en specifik plats. I stället handlar det om vilka aktiviteter som ska utföras.

I de flesta fall är det fritt var de anställda vill jobba och det går lika bra att sitta hemma eller på stan.

En viktig princip är att ingen anställd har sin egen plats och att kontoret i stället erbjuder olika miljöer att välja på beroende på vilken arbetsuppgift de ska utföra.

– Det har pratats om den här ”revolutionen” länge men det är först nu som tekniken börjar bli tillräckligt enkel och utvecklad för att man ska kunna sitta överallt, säger forskaren Lena Lid Falkman vid Handelshögskolan i Stockholm.

Det finns inte mycket forskning om hur detta påverkar verksamheternas resultat och om hur de anställda egentligen mår av förändringarna. Bara enstaka interna rapporter som företagen själva har sammanställt och som visar att de anställda är nöjda.

Därför har Lena Lid Falkman tagit initiativet till ett tvärvetenskapligt forskningsprojekt där nio forskare från olika håll under 2,5 år ska undersöka vad som händer med till exempel kreativiteten, motivationen, koncentrationen och välmåendet hos arbetstagarna.

Lena Lid Falkman som är specialiserad på ledarskapsfrågor ska studera vad som händer med ­kommunikationen mellan chefer och anställda om de inte sitter tillsammans.

– Frågan är hur de sätter upp mål och motiverar varandra och hur de agerar om någon visar sig inte må så bra.

I dag vet vi alldeles för litet om vilka branscher det här arbetssättet passar för, och för vilka det rent av kan vara kontraproduktivt, enligt Lena Lid Falkman.

Framför allt måste det finnas den teknik som krävs för att de anställda ska kunna ha tillgång till all nödvändig information om de ska kunna göra sitt jobb fullt ut när de väljer att jobba någon annanstans än på kontoret.

Det bör även finnas tydliga mål med verksamheten så att det går att följa upp resultaten av vad de anställda gör, menar Lena Lid Falkman som också ser fram emot att undersöka hur de anställda upplever att det känns att alltid vara tillsammans med de andra, fysiskt eller digitalt.

– Nu finns det tysta zoner och andra sätt att komma undan. Men det är en sak man verkligen undrar: Om förutsättningen för att det ska vara fritt att jobba var som helst är att alla ska vara sammanlänkade digitalt – betyder det att kontrollen av de anställda har digitaliserats, i stället för den tidigare fysiska ­övervakningen? Kommer ledningen att kontrollera var medarbetarna är inloggade och vad de gör på nätverket?

Finns det en risk att några inte hittar någon att sitta tillsammans med och känner sig utanför?
– Ja, det ska bli intressant att se om det är så, det är något som antropologen ska titta på.

Att omvandlingen till aktivitetsbaserade kontor har blivit så laddad för vissa tror Lena beror på att en del har gjort det till en livsstil att gå till och från kontoret vid en viss tidpunkt varje dag.

– Förändringar i arbetssituationen har alltid väckt känslor. Det är inbyggt i den mänskliga naturen och kulturen. Vissa kanske tror att det är jätteviktigt för dem att sätta upp foton på sin plats, andra att samla på sig papper och böcker.

Hon säger ”tror” eftersom hon menar att det kan vara något de inbillar sig. Hon berättar att hon själv för några år sedan packade ihop pärmar och böcker och lade dem i åtta kartonger som sedan dess stått ouppackade.

– Jag trodde att det var grejer som jag behövde. Men jag har inte ens öppnat dem, trots att kartongerna har stått där i flera år.

När världen blev mer digital trodde man tidigare att fler skulle bo på landet. Men nu står det klart att fler vill bo och jobba flexibelt i stan, kanske skicka dokument när de sitter på t-banan.

– Det är så samhället ser ut. ­Flexibilitet har blivit en konkurrensfördel när man rekryterar nya ­talanger.

Lena tror att de aktivitetsbaserade kontoren har framtiden för sig och att det kommer att uppstå hybrider. De som vill ha eget skrivbord kanske kan få det, även om det skapas flera olika alternativ för den som behöver gå undan och göra något annat.

– Till exempel behövs bra mötesplatser. På fastighetsbolaget Vasakronan finns det bara en plats att hämta sitt kaffe på. Det har blivit som oasen på savannen där man ses.

Allt fler företag kommer att använda sig av flexibilitet som en konkurrensfördel. Hela samhället går åt det flexibla hållet, menar Lena.

– Särskilt för unga tror jag det kan vara jätteviktigt. De har vant sig vid att se tv när det passar dem. I framtiden kanske de kommer att vilja arbeta när det passar dem också, säger Lena Lid Falkman.

Däremot tror hon att de renodlat öppna kontorslandskapen kommer att försvinna mer och mer. Det finns nämligen forskning som visar att de anställda blir störda och att deras förmåga att arbeta effektivt minskar.

Frågan är om vissa företag kommer att avskaffa kontoret helt, så att de anställda får hitta platser att arbeta på själva?
– Det tror jag inte, men om det går åt det hållet kommer pendeln att slå tillbaka. Vi är sociala djur. Det betyder att vi inte vill vara ­ensamma. Men det innebär samtidigt att även virtuella team kan växa sig starka och sociala, säger Lena Lid Falkman.

Egna rum gör flest nöjda
Individuella ­kontorsrum

Traditionell form av kontor där medarbetarna har egna rum.

Har flest nöjda medarbetare eftersom de upplever att de får vara ifred och kan koncentrera sig på arbetsuppgifterna.

Nackdelen är att samverkan och kommunikationen med de andra blir sämre.

Aktivitetsbaserat kontor

Utveckling av flexkontoret med olika zoner för olika aktiviteter: tysta zoner, mötesrum, kreativa miljöer.

Kaffe och vatten placeras strategiskt för att underlätta spontana möten.

Kräver att medarbetarna utrustas med teknik för att jobba mobilt.

Här är medarbetarna näst mest nöjda efter de som har individuella kontorsrum, för att de kan välja mellan olika miljöer.

Flexkontor

Ingen har någon fast plats utan växlar beroende på vad som är ledigt.

Den typiska arbetsplatsen för konsulter som kanske utför merparten av sitt arbete ute på andra företag eller på andra platser.

Fördelen är att företaget kan minska sin lokalyta. Nackdelen att det inte alltid finns plats för alla.

Öppet ­kontorslandskap

Alla har sin egen arbetsplats i en öppen planlösning.

Fördelarna är att medarbetarna interagerar mer och blir involverade i varandras projekt och det som händer.

Nackdelen: Har flest missnöjda medarbetare, som upplever att de blir störda av varandra och får svårt att arbeta fokuserat.

Kommentera artikeln
I samarbete med tjänsten ifrågasätt erbjuder DN nu möjligheten att kommentera artiklar på DN Debatt och Insidan. Kanske kan du bidra med andra synvinklar och fakta? Håll dig till ämnet och håll en god ton. Visa respekt för andra skribenter och berörda personer i artikeln. Vi tar bort inlägg som vi bedömer är olämpligar.