Logga in på Dagens Nyheter

Här kan du som DN-kund logga in för obegränsad läsning av DN.se, e-DN och DN.Prio.

Med ett gratiskonto kan du följa skribenter och ämnen samt spara artiklar.

Insidan

”Högarna av saker bidrog bara till att min stress ökade”

Att låta de anställda ta större egenansvar för att de ska kunna arbeta effektivt och producera mer. Det är bakgrunden till det ”aktivitetsbaserade kontoret”, enligt förespråkarna.

Insidan har besökt Microsofts huvudkontor i Stockholm som går i bräschen för vad som kallas ”det nya arbetslivet”.

Jobbet är inte en plats där man ska befinna sig under en viss tid på dygnet – utan något som man gör. Det är de grundläggande principerna för ”det nya arbetslivet”, eller DNA som det kallas, som sprider sig som en löpeld i offentliga förvaltningar, företag och organisationer.

Insidan åkte ut till Microsofts huvudkontor i Akalla i nordvästra Stockholm som ligger i frontlinjen för den förändrade arbetsfilosofin som forskare spår kommer att ersätta dagens öppna kontorslandskap.

Vi tas emot av Helene Lidström, som är Microsofts egen projektledare för DNA. Det är valborgsmässoafton när hon visar oss runt i de nästan futuristiska lokalerna där nästan alla stolar, fåtöljer och pilatesbollar står oanvända.

Tidigare satt medarbetarna i ett öppet kontorslandskap. Men för snart tre år sedan märkte man att tekniken hade utvecklats så pass mycket att fler och fler medarbetare valde att jobba på andra platser än vid sina fasta skrivbord, för att få lugn och ro och kunna fokusera. En del försökte boka mötesrum. Men rummen blev snabbt uppbokade.

Ledningen började misstänka att de 650 fasta skrivborden, på den 11 600 kvadratmeter stora kontorsytan, kanske egentligen var ett gigantiskt resursslöseri.

Murmans arkitekter anlitades och det resulterade i ett aktivitetsbaserat kontor. Var och en av de 600 medarbetarna inklusive vd har nu fått ett eget skåp som är 25 gånger 50 centimeter. De har försetts med den senaste tekniska mjuk- och hårdvaran för att inte vara bundna till en stationär arbetsplats.

När de kommer till jobbet väljer de en tillfällig plats som passar för de arbetsuppgifter de ska utföra för stunden. Det gäller alla, utom några få undantag som till exempel receptionisterna.

– Om man bara är ute efter att minska på ytan för att spara pengar så kommer det inte att fungera. Det måste finnas olika miljöer för olika aktiviteter, säger Helene Lidström och tar oss med på en rundtur i det fem våningar höga huskonglomeratet som ska efterlikna en stad.

På markplanet har man försökt skapa ett torg med en huvudgata och ett kafé. Här finns olika formella och informella mötesplatser och arbetsplatser där också besökare kan arbeta medan de väntar.

En trappa upp finns ”kulturhuset” där det finns böcker och tidskrifter och på andra våningen befinner vi oss i ”parken”. Den har så klart grönt som basfärg och en utomhusterrass. Här ska det vara litet mer liv och rörelse varför det finns ett pingisbord och plats för andra bullriga aktiviteter som man skulle kunna hitta i en park.

På en av ”parkbänkarna” sitter vd Jonas Persson och jobbar eftersom inte ens cheferna har några fasta platser.

Hur länge får man lämna kvar sin dator och jacka på en plats?
– En timme kanske, så man hinner äta lunch, säger han.

På plan tre befinner vi oss på ”centralstationen”. Här kan man sitta i kupéstolar eller i en sportbar och arbeta medan det strömmar musik från högtalarna.

När förändringen skulle genomföras var det mycket protester hos personalen. En del ville sitta vid ett visst skrivbord av sociala orsaker och andra trodde att platserna snabbt skulle bli upptagna om de inte kom till jobbet sju på morgonen.

I dag kan man konstatera att det alltid finns platser att arbeta på, trots att kontorsytan har minskat med 30 procent.

– Vi kunde ha minskat ytan ytterligare, det femte våningsplanet har vi fortfarande inte öppnat, säger Helene Lidström.

Fyra av fem medarbetare brukar motsätta sig den här typen av förändringar, säger hon.

Flertalet behöver helt enkelt ha mer tid och information för att kunna sätta sig in i frågan, medan några står fast vid att de verkligen inte vill ha någon förändring.

För att få med sig medarbetarna är det viktigt att ”sätta dem i framsätet”, menar Helene Lidström.

– Därför sa vi: ”Låt oss testa!”. Cheferna pratade med sina medarbetare om hur de bäst kunde stötta dem och vi införde också striktare rutiner för utvärdering. Sedan sa vi också att om det inte funkar så lovar vi att backa.

En av dem som var kritiska till en början var löneadministratören Maria Grönqvist. Hon var den enda på Microsoft som hade eget rum eftersom hon arbetar med konfidentiell information om de anställda, till exempel löner.

När hon flyttade ut använde hon först särskilda skydd för att andra inte skulle kunna se hennes skärm. Nu har hon skippat skydden och sitter i stället i ett bås med speciella datorskärmar om hon arbetar med löner och annat konfidentiellt.

När hon läser eller svarar på mejl brukar hon sätta sig i den litet stimmigare miljön på ”torget”.

– I dag skulle jag aldrig vilja tillbaka till det gamla, säger hon.

Varför har du ändrat dig?
– Jag tror att var och en måste uppleva det själv för att förstå.

Är det bra att tvinga de anställda till det här?
– Det kanske inte passar alla verksamheter. Men ja, om företaget är övertygat om att det är till det bästa, säger Maria Grönqvist.

Det låter likadant när vi på eftermiddagen inbjuds att lyssna på ett möte med sju av cheferna i ledningsgruppen. Personalchefen Anne-Marie Andric, som har valt att arbeta hemma den här dagen eftersom hon inte vill förlora någon restid, deltar via en länk.

– Det här sättet att arbeta på fungerar tack vare att det i dag finns enkel teknik. Annars skulle det inte gå, säger hon.

Ingen skriver på några lösa papper utan rakt in i datorn eftersom det ingår i den nya filosofin att digitalisera så mycket som möjligt.

På det sättet behöver man aldrig spara några block samtidigt som alla anteckningar blir sökbara på tidpunkten när man skrev dem, påpekar Helene Lidström.

När jag lyssnar på deras utläggningar får jag nästan känslan av att jag befinner mig på ett nyreligiöst väckelsemöte.

– Jag förstår det, säger Jonas Persson. Men det du ser är egentligen bara vår entusiasm för något som vi alla, på ett personligt plan, har upplevt som så väldigt positivt.

Ekonomichefen Johan Dovander berättar om den stress han tidigare kände i sitt familjeliv när han hade låsta arbetstider.

– Den är inte lika påtaglig nu när jag vet att jag kan jobba igen något jag har missat på kvällen när barnen har lagt sig, säger han.

Jonas Persson understryker hur viktigt det är att cheferna har en tillåtande attityd och tillit till att deras anställda väljer hur de vill arbeta för att vara så effektiva som möjligt.

–Det enda man som chef ska hålla reda på är målstyrning och resultat. Det är detta som är det nya sättet att arbeta på, och som gör chefter till bra ledare - inte att räkna in sina anställda på morgonen bara för att man vill ha dem framför sig.

– Arbete handlar om att producera. Den som gör det får vara i fred.

Att en del gillar att samla på sig saker och boa in sig med familjefoton och prydnadssaker på skrivbordet, tror cheferna är en företeelse som är på väg att försvinna. Helene hävdar att hon själv ”trodde” att hon var en sådan person när hon hade en egen kontorsplats.

– Om jag ställde en kaffekopp på skrivbordet märktes det knappt eftersom det redan stod så mycket skräp där. Jag tror att jag ville gömma mig bakom det där. Men högarna bidrog bara till att min stress ökade.

Microsoft Sverige

Sälj- och marknadskontor i Akalla i nordvästra Stockholm med 600 anställda.

För 2,5 år sedan ville man ändra principerna för arbete genom digitalisering och ett förändrat ledarskap som byggde på att de anställda skulle ta ett större eget ansvar.

För ett år sedan stod kontoret i Akalla klart. Ingen har nu ett eget skrivbord. I stället väljer man en plats beroende på vilken arbetsuppgift man har för stunden.

Förra året fick kontoret utmärkelserna ”Great place to work” och ”Sveriges snyggaste kontor”.

I Microsofts interna undersökningar svarar 91 procent av medarbetarna i Akalla att de är ”jättenöjda” med det nya kontoret och arbetssättet, mot tidigare 59 procent, enligt Helene Lidström.

Inga oberoende undersökningar finns i nuläget, men forskare har startat ett omfattande forskningsprojekt som vi skriver om i en senare artikel i serien.