Logga in på Dagens Nyheter

Här kan du som DN-kund logga in för obegränsad läsning av DN.se, e-DN och DN.Prio.

Med ett gratiskonto kan du följa skribenter och ämnen samt bokmärka artiklar.

Insidan

”På det flexibla kontoret tror man på medarbetarna”

Anställda i Nacka kommun väljer själva när och var de ska arbeta för att uppnå sin maximala kapacitet. I grunden handlar det om synen på människan och på demokrati, menar kommunchefen Dag Björklund som tycker att fler myndigheter borde följa efter.

– Det här sättet att jobba ger mer service till Nackaborna, säger han.

För fem år sedan byggdes delar av Nacka stadshus om och ett sjuttiotal anställda började jobba i vad som kallades ett ”flex-” eller ”aktivitetsbaserat” kontor.

Två år senare tyckte man att försöket hade fallit så väl ut att resten av stadshuset byggdes om så att nästan samtliga av de 600 anställda skulle kunna jobba ”flexibelt”.

Vi skrev om den här nya arbetsfilosofin som kallas DNA (det nya arbetslivet) i gårdagens tidning då vi besökte Microsofts huvudkontor i Stockholm som går i bräschen för förändringen som sprider sig som en löpeld bland myndigheter och företag.

Försäkringskassan, Värmdö kommun, Stockholms läns landsting har redan infört det och fler myndigheter och offentliga förvaltningar står på tur.

Ingen medarbetare har alltså en egen plats att gå till på morgonen. I stället hämtar de sin dator och de pärmar och papper de behöver från sitt låsta skåp och tar den plats de tycker passar för den arbetsuppgift de ska ta sig an för stunden. Sedan byter de miljö när de ska göra något annat.

Den som behöver koncentration kanske väljer en soffhörna i en tyst vardagsrumsliknande miljö eller stannar helt enkelt hemma. Den som vill sätter sig på något kafé i stan.

– Det här är alltså myndighetsvarianten. Om vi skaffade en rutschbana till matsalen kanske någon skulle protestera och säga att en kommun inte får göra så. Men jag skulle gilla det, säger pressansvarige Sam Carlsson och skrattar.

Han tar emot oss i stadshusets entré där kommuntjänstemännen sitter och arbetar bredvid Nackabor och andra besökare. Här finns ett kafé med lunchservering och utställningar.

– Den som går ned hit hittar alltid någon att sätta sig med. Tidigare satt vi i särskilda köksenheter på varje våning. Om ingen knackade på kanske du fick luncha ensam. En del hade till och med egna kaffebryggare inne på sina rum.

Det var ett sätt att arbeta som man ville förändra i grunden när man satte i gång omvandlingen, menar Sam Carlsson. Tjänstemännen kunde sitta och trycka inne på sina låsbara rum med medborgarnas akter i bokhyllan.

I dag arkiverar kommunen så mycket som det går digitalt så att fler ska komma åt handlingar via nätverket, med hänsyn taget till den sekretess som omgärdar vissa dokument.

Alla tvingades att rensa och dela med sig av sina pappershögar.

– Vi såg det som en demokratifråga. Du hanterar inte dina dokument utan de måste göras tillgängliga för fler.

Av just den anledningen borde fler myndigheter införa aktivitetsbaserade kontor, enligt Sam.

– Det blir en annan närhet, både mellan olika delar inom kommunen som får nya kontaktytor på jobbet, men också till kommuninvånarna.

Dessutom har man sparat rejält på kontorsytan eftersom många jobbar hemma eller någon annanstans. Före ombyggnaden arbetade 450 personer i kommunen. Nu är de 800.

– Och vi har kunnat säga upp lokalytor på andra platser i stan, säger Sam.

Men allt fungerar inte som det var tänkt. Flexkontoret förvandlas lätt till ett mer eller mindre öppet kontorslandskap om medarbetarna väljer att sitta på samma plats för att de inte upplever att det finns så många andra alternativ.

En av dem som sitter i den del av huset som är minst flexibelt är kvalitetsutvecklaren Katrin Petersson. Hon har arbetat i kommunen i fjorton år och har haft ett eget rum tills den nya ordningen för tre år sedan.

Varje morgon vid halvåttatiden låser hon upp sitt skåp och hämtar ut sin dator och de dokument som hon behöver, och går och sätter sig på samma plats som alltid.

Varför sätter du dig inte någon annanstans i huset?
– Det finns så många fördelar med att vara nära kollegerna på sin enhet. Men också för att vi män- niskor är vanedjur med ett grundläggande behov av att boa in oss.

Vad är det du inte gillar?
– Även om det är trevligt med det sociala så blir jag mer störd av allt som pågår och alla människor som pratar i den här miljön. Det är svårare att fokusera och att tänka en tanke färdigt. Jag upplever att min produktivitet minskar. Men jag klarar av det, annars hade jag arbetat mer hemma.

Hur ofta gör du det?
– En gång i månaden kanske, när jag verkligen behöver läsa och fokusera. Visst är det bra att möjligheten finns, men det är roligare att åka hit och jobba med kollegerna.

Om Katrin till exempel får ett telefonsamtal och måste gå undan och jobba, är det ganska bökigt att koppla loss, ta med sig datorn och koppla in den igen i något av mötesrummen, menar hon.

– Därför går man inte alltid undan utan fortsätter att gaffla inför alla andra. Om det blir för höglutt säger man till varandra att gå till ett rum.

Hon misstänker att den här omvandlingen mest handlar om att spara pengar genom att dra ned på kontorsytan.

– Det är klart att man måste förvalta skattepengarna på ett bra sätt. Men jag ifrågasätter om man verkligen sparar eftersom man inte har undersökt hur mycket man förlorar i effektivitet. Jag tror att det här är ineffektivt, men jag vet inte.

Vi lämnar Katrins öppna kontorslandskap för att titta på stadsledningskontoret som är den avdelning där man är mest nöjd, enligt Sam Carlsson. Här finns olika sorters mötesrum, sittgrupper och till och med ett rum som liknar ett vanligt vardagsrum. Lokalerna är nästan tomma. Men i ett hörn sitter Dag Björklund, teknisk direktör, i sin favoritfåtölj med datorn i knät.

– Här finns det alltid platser lediga. Mina medarbetare har sina skåp här men är ofta ute på uppdrag, säger han.

En vanlig dag kommer han hit på morgonen och vittjar sitt postfack. Därefter sitter han i olika ledningsmöten i huset eller som nu, för att skriva i sin favoritfåtölj. Han chefar över sex enhetschefer som i sin tur har 140 anställda under sig. En dag i veckan brukar han arbeta hemma.

Hur vet du att medarbetarna jobbar när du inte ser dem?
– Det vet jag inte, jag vet bara att de levererar, säger han.

Det var svårare att få tag på medarbetarna när de hade egna rum, både fysiskt och via telefonen, menar han.

Hur ser sjukskrivningarna ut?
– De förekommer, men ligger mycket lägre än tidigare.

Sam Carlsson säger att kommunledningen förutsätter att medarbetarna tar ett eget ansvar.

– Det är en myt att man skulle jobba mer bara för att man sitter inne i ett rum och ugglar. Det här gör ju att medarbetarna blir delaktiga och att deras insatser blir mer synliga, säger Dag. Det är flödena av siffror och volymer som man som chef ska hålla koll på och följa upp, det som blir gjort.

– I grunden handlar det här om fundamentala värderingar och synen på demokrati. Det här sättet att jobba ger mer service till Nackaborna, säger han.

Halva huset är också tillgängligt för allmänheten. Det är en annan av poängerna, att kontaktytorna mellan Nackaborna och kommunens tjänstemän ökar, menar Dag.

Nackdelarna?
– Det här, säger Dag och lyfter på sin laptop. Tekniken är inte så flexibel som man skulle önska. De som har mer avancerade program behöver arbeta vid särskilda stationer.

En av de avgjort viktigaste faktorerna för att flexkontoret ska bli just så effektivt som man önskar är att cheferna är tillåtande, enligt Sam Carlsson.

– Många är fortfarande alldeles för kontrollerande för att de ska fungera som vi vill, säger han. De måste förstå att anställda kan sitta och jobba på platser där de kanske inte är synliga. En del chefer har svårare att acceptera det än andra.

Är ni inte rädda för att vissa anställda myglar?
– Nej. Kommunledningen tvivlar inte på att det här är en bra idé. De som väljer ett öppet kontorslandskap är de som inte tror på medarbetarna, utan måste se dem hela tiden.

– Flexibiliteten ökar, det löser knutar som annars skulle stoppa flödet. Därför funderar vi nu på hur vi ska kunna hjälpa dem som inte riktigt tror på det här.

Vilka är de?
– Det är inga mängder, men de finns både bland chefer och medarbetare. Särskilt bland dem som jobbar på de platser som mer liknar ett öppet kontorslandskap, där det inte har blivit tillräckligt flexibelt och där det finns färre alternativ. Ofta får vi höra att det är för stökigt och svårt att hitta en bra plats.

– Det är inte många som säger att de vill ha tillbaka sina egna rum, snarare tycker man att det måste utvecklas ett steg till, till nästa nivå.

Vad tycker du? Mejla insidan@dn.se

Nacka stadshus

Den totala ytan i Nacka stadshus är cirka 15 000 kvadratmeter.

Antalet skrivbord är i dag 80 procent i förhållande till antalet anställda.

Utöver dem finns fler än 100 ”resursrum” som är till för färre än fyra personer, inklusive telefonrum. De består av cirka 255 platser.

Det finns cirka 60 mötesrum för 4–100 personer, inklusive besöksrummen vid entrén. Totalt har dessa mötesrum 736 platser. Innan ombyggnationen fanns 24 mötesrum med 282 platser.

I matsalen och trapphusen finns ytterligare 14 mötesrum med 296 platser. Matsalen kan avdelas för möten med hjälp av textilier.

Dessutom finns hörsal och motionslokal.