Ohövligheter är alltid trist. I skrift blir de än mer obehagliga. En sällan insedd följd av skriftliga drulligheter är att de vanligen blir mer pinsamma för avsändaren än för mottagaren.
I e-post är det lätt att haspla ur sig sådant man inte borde uttrycka. Föralldel, det finns tusen ögonblick då ett mejl är precis rätt, då det ger glädje och gör nytta. Men lika många är tillfällena med förhastade mejl. Skriftligheter är svårare att ta tillbaka än talade ord. De senaste dagarna har detta blivit mycket tydligt. Med längre och klokare eftertanke hade kanske inte e-postskrivaren på den socialdemokratiska partiexpeditionen skickat iväg sina mejl utan avstått. Han är inte ensam om att inte ha förstått att mejl kan fungera på ett icke avsett vis.
Detta är e-postens första bud: skriv ingenting som du inte kan säga till mottagaren öga mot öga. Så snart något formulerats i ord och skrivits ner får det en prägel av dokument, av tyngd och vikt, hur fånigt och töntigt det än är - medan muntligheter kan förklaras bort om så behövs.
Lögner är eländiga i e-post och utsagda muntligt. Det som gör de skrivna lögnerna än värre än de sagda är att de finns kvar och inte kan bortförklaras. "Det var inte så jag menade" är inget man kan dra till med om ett elakt eller lögnaktigt eller insinuant mejl.
Mejladets baksida är dess enkelhet. Det tar inte många sekunder att gå in i e-postprogrammet, knacka ner några ord, trycka på SEND, i ögonblickets ilska, i stridens hetta, i känslornas tillfällighet. Men orden står där, så lång tid som mottagaren bestämmer och i värsta fall synliga för andra än den de är avsedda för.
Måste man ta fram papper och penna och skriva ner det man vill säga i bläck, om än kulspetssådant, blir orden långsammare präntade och därmed nästan alltid mer eftertänkta. Detta är nödvändigt om orden ska betyda något. E-postens fara ligger alltså i det som också är dess fördel: lättheten.
Många undrar hur man inleder ett mejl och avslutar det. Enklast är att skriva "hej" till dem man känner, och ingenting till obekanta - det är alldeles korrekt att inleda ett mejl direkt utan tilltal. Avslutningen kan antingen vara de utskrivna orden "med vänlig hälsning" eller enbart namnet på avsändaren - men "mvh" som är så vanligt ska undvikas, den trötta förkortningen glädjer ingen mottagare. Mejl bör också om möjligt hållas kortare än pappersbrev, eftersom det är skillnad på att läsa ett papper och ord på en skärm.
Vad är förbjudet i e-postskrivandet?
Att skicka långa så kallade lustigheter till hela adressboken eller en lång sändlista istället för att välja ut de som eventuellt kan tänkas uppskatta skojandet.
Att vara slarvig med sändandet så att mejlet når andra än den som ska ha det; det kan ställa till problem både för den avsedda mottagaren och för avsändaren.
Att skriva långa fluffiga mejl till upptagna personer som man bör kunna inse har annat att göra än att läsa flera tusen tecken osorterade tankar.
Att skicka utrymmeskrävande bilder utan att fråga först; många datorer orkar inte ta hem och härbärgera jättefiler med bilder. Det har hänt att datorprogram har kraschat på grund av inkommande bildfiler.
Varning också för alla ord som kan misstolkas. Man måste inse att det som sägs muntligt ges sin egentliga innebörd av talarens minspel, ansiktsuttryck, gester, röstläge medan det som skrivs tolkas enbart av läsaren. Svärord är därför olämpliga, de kan låta helt okej utsagda men ser farliga ut skrivna. Vissa uttryck och begrepp ser ut på ett sätt i skrift men låter annorlunda i tal. Det bör man ha i åtanke när man skickar mejl.
Många internationella e-postprogram har ett filter för fula ord. Skriver man exempelvis "kan du hjälpa mig med detta när du har tid och lust" så förser en del e-postpgoram mejlet med en röd symbol och skickar inte iväg det eftersom "lust" på engelska är ett sexuellt betonat. Skriver man "vi ses klockan 8 prick" sänds inte mejlet om e-postprogrammet har ett visst filter: "prick" är engelsk slang för manligt könsorgan. Och så vidare. Alltså måste man veta vad man skriver och hur det kan tydas.
Impulsiva utrop, älskliga lika väl som oförskämda, bör man vänta med att sända iväg till dess att man läst dem ett par gånger extra. Ju känslostarkare ord desto längre eftertanke är tumregeln.
Det hjälper inte alltid, kan man konstatera. Men det är i alla fall ett handtag i den hala trappan till hyfs och stil i e-postvärlden.