Logga in på Dagens Nyheter

Här kan du som DN-kund logga in för obegränsad läsning av DN.se, e-DN och DN.Prio.

Med ett gratiskonto kan du följa skribenter och ämnen samt bokmärka artiklar.

IT-företag testade Workfulness – blev mer effektiva

Teknikfria möten och fokustid utan mejl eller mobil har fått personalen på IT-företaget Crossnet att känna mindre stress.
Samtidigt har de börjat jobba mer effektivt, med bättre resultat.

Skapa en sund och effektiv digital arbetsmiljö med Workfulness, läs mer här!

Många företag och enskilda medarbetare upplever att ständiga avbrott från mobiler och annan teknik leder till stress och ineffektivitet på jobbet.

Telenor Företag har därför tagit fram utbildningsprogrammet Workfulness i samarbete med hjärnforskaren Katarina Gospic. Syftet är att skapa en sund och effektiv digital arbetsmiljö.

Testperiod i 15 arbetsdagar

På IT-företaget Crossnet i Stockholm fick personalen testa Workfulness under tre veckor våren 2016.

– När jag fick höra om Workfulness tyckte jag att det lät både roligt och värdeskapande. Jag kunde direkt se kopplingar till vår verksamhet och utmaningar som vi har med koncentration, produktion och effektivitet, berättar Lennard Björk, vd för Crossnet.

Testperioden förbereddes med att de 16 medarbetarna fick en ”lektion” om hur hjärnan fungerar i förhållande till tekniken. Till exempel varför mobilen så enkelt stjäl vår uppmärksamhet när vi försöker koncentrera oss på en svår arbetsuppgift.

Tre ”nerkopplade” timmar per arbetsdag

Sedan införde Crossnet en rad nya regler – bland annat mobilfria möten, ”fokustimmar” utan mejl och mobil samt en ny telefonpolicy för att minimera störande ljud i kontorslandskapet.

• Vad kändes mest utmanande?

– Vi var nervösa inför fokustiden utan inkommande mejl och mobilsamtal, som var en och en halv timme på förmiddagen och en och en halv timme på eftermiddagen. Idén är god, men hur skulle vi kunna ta oss den tiden? Det tvivlade jag på, säger Lennard Björk.

• Hur funkade det?

– Det var inte enkelt, men inte heller så svårt som jag trodde. Vinsten är så uppenbar: Får man koncentrera sig i lugn och ro gör man ett bättre jobb. Under fokustiden passar vi på att ta tag i de mest utmanande arbetsuppgifterna.

”Insåg hur beroende jag var”

För att peppa – och utmana – varandra lite extra skapade Crossnet ett eget system med ”böteslappar” till den som slarvade med någon regel. Den som samlat på sig flest böter under veckan fick sedan göra frukost till arbetskompisarna.

– Workfulness-projektet har blivit en läxa och en påminnelse om hur djupt beroende jag är av min mobiltelefon, säger marknadschefen Ludvig Bergander, en av dem som blev frukostfixare.

8 av 10 blev mindre stressade

Efter tre veckor fick medarbetarna utvärdera projektet. Och det var tydligt att de nya digitala vanorna haft stor positiv effekt – både för de enskilda medarbetarna och verksamheten i stort:

• Samtliga medarbetare tyckte att de blivit mer effektiva på jobbet.

• 8 av 10 ansåg att de blivit mindre stressade på jobbet, att programmet hjälpt gruppen att fokusera och samarbeta bättre – och att de börjat prestera bättre: att leveranser och kunder påverkats på ett positivt sätt.

• 7 av 10 tyckte att de dessutom blivit mer sociala på jobbet.

– Alla medarbetare svarade att de skulle rekommendera Workfulness till andra företag, säger Lennard Björk, vd.

Fokustiden skapar lugn

Efter testperioden har Crossnet fortsatt med Workfulness, med bara en förändring:

– I dag har vi en fokustid i stället för två – mellan 09 och 10.30 på förmiddagen. Vi var överens om att vi har mest energi då. Tanken med vår fokustid är att greppa de tuffaste arbetsuppgifterna. Har man kvar dessa klockan 15 på eftermiddagen kan de bli jobbiga puckar som skapar stress. Betar man av dem tidigt ger detta ett lugn och en tillfredsställelse resten av arbetsdagen, berättar Lennard Björk.

– Våra möten, då vi alltid lagt undan mobilerna, har blivit mycket mer effektiva och kreativa – och kortare. Ofta står vi runt ett högt bord.

 

• Har du tagit med dig Workfulness i privatlivet?

– Absolut. I dag tränade jag på lunchen och la mobilen i skåpet, som en självklarhet. Det skulle jag aldrig ha gjort förr. Jag har stängt av mobilnotiser, till exempel för Messenger där jag nu aktivt måste gå in för att läsa meddelanden.

• Ditt råd till andra arbetsledare som vill införa Workfulness?

– Börja med en ”digital detox” i några veckor, så att det verkligen blir skillnad. Våga vara lite djärv och handfast med de digitala reglerna. Sedan tror jag på att hitta en Workfulness som passar just ditt företag, din arbetsplats – en policy som håller i längden och blir en naturlig del av vardagen.

 

Så här gjorde Crossnet – 5 steg

1. Teknikfria möten. Alla som är med på mötet får lägga undan sin mobil och annan uppkopplad teknik innan mötet börjar. Om man av någon anledning måste ha med mobilen måste man förklara varför före mötet.

2. ”Fokustid”. 1,5 timme på förmiddagen och 1,5 timme på eftermiddagen, då man inte stör varandra och då alla stoppar undan mobiler och stänger av mail för att kunna koncentrera sig på en krävande arbetsuppgift. (Men behöver man mobilen för att kunna utföra arbetet får man givetvis använda den.) I dag har Crossnet en fokustid i 90 minuter på förmiddagen.

3. Lugnare och tystare kontorslandskap. Alla mobiler och datorer är inställda på ljudlöst. Den som ringer/får ett samtal går undan för att inte störa kollegorna. Alla medarbetare har stängt av pushnotiser i mobil och dator.

4. När kan jag logga ur och koppla av? Tillsammans formulerade man tydliga förväntningar på medarbetarnas tillgänglighet via mail, sms och telefon – både på och utanför arbetstid.

5. Hur optimerar jag min dag? Medarbetarna fick planera arbetsdagarna utifrån sin personliga energikurva.

Ladda ner handboken som innehåller handfasta råd om hur man kommer igång med Workfulness här.