Stockholms stad är på väg att slutföra den hittills största IT-upphandlingen inom svensk offentlig sektor. Det handlar om en miljardaffär där staden vill bringa ordning i det virrvarr av olika IT-lösningar som i dag präglar verksamheten.
Det har varit en lång natts färd mot dag, frågan om Stockholms stads IT-infrastruktur. När budget för staden klubbades 2005 beslutades om en översyn av stadens administration och nu, fyra år senare, har det mynnat ut i den historiskt stora upphandlingen. I Stadshuset tiger man som muren, men enligt branschtidningen Computer Sweden fanns det för en månad sedan fyra stora leverantörer kvar på banan: EDB, CSC, IBM och Volvo IT. Mycket tyder i dag på att det är EDB som tagit hem affären.
Upphandlingen omfattar all lokal IT-drift och det som kallas pc som arbetsplats till cirka 50.000 anställda och runt 80.000 elever. Det sistnämnda inkluderar bland annat Officepaketet och support. Totalt kommer mellan 250 och 300 personer som i dag är anställda av staden och jobbar med IT-frågor att beröras när verksamheten läggs ut på entreprenad. Vad som kommer att hända med de anställda är inte klart.
Men trots att det är den i särklass största IT-upphandling som Stockholms stad har gjort är inte IT-direktör Anette Holm det minsta nervös, även om hon har respekt för uppgiften:
– Vi har ställt höga och tydliga krav och vet hur en sådan här process går till, säger hon.
Anette Holm är också övertygad om att det kommer att finnas pengar att spara. I ett första steg ska minst 10 procent av dagens kostnader kapas samtidigt som man räknar med en kvalitetshöjning. I ett nästa steg, där IT-direktören tänker sig en total genomgång av alla system som staden använder sig av, är hon övertygad om att det går att sänka kostnaderna med upp till 30 procent.
– Beroende på hur vi räknar har vi i dag lite drygt 1.000 olika system, flera av dem tillfredsställer samma behov. Det är bara att inse att vi betalar för saker flera gånger, säger Anette Holm.
Stockholms stad har i IT-sammanhang inte alls dragit fördel av sin storlek. I stället för att samordna och upphandla system och programlicenser gemensamt har i princip varje förvaltning och enhet byggt upp sitt eget system även om det finns en viss standard. Staden har till exempel flera olika epostsystem som innebär att kommunikationen blir svårare mellan de anställda. ”En väldigt fragmentiserad miljö”, beskriver Anette Holm läget.
Kommunstyrelsen fattade dock nyligen beslut om en samordnad licenshantering, vilket underlättar möjligheterna att standardisera. I dag har staden konsultavtal med ett 30-tal olika leverantörer, där den största är Tieto Enator.
Tieto sköter drift och förvaltning av de stora verksamhetssystemen så som personaladministration, ekonomisystem och stadens sociala system. Den del som nu ska upphandlas är främst den del av IT-verksamheten som drivs i egen regi. I slutet av maj beräknas resultatet av jätteupphandlingen offentliggöras.