Vi har förtydligat hur vi behandlar personuppgifter och cookies.

Läs mer

En utskrift från Dagens Nyheter, 2018-12-12 13:37

Artikelns ursprungsadress: https://www.dn.se/debatt/arbetsformedlingen-tvingar-anstallda-timrapportera-allt/

DN Debatt

DN Debatt. ”Arbetsförmedlingen tvingar anställda timrapportera allt”

De anställda vid Arbetsförmedlingen ska sedan den 1 oktober i år löpande, och minst en gång i veckan, ange hur de har fördelat sin tid på 150 möjliga aktiviteter fördelade på 17 verksamhetsområden, skriver Göran Sundström.
De anställda vid Arbetsförmedlingen ska sedan den 1 oktober i år löpande, och minst en gång i veckan, ange hur de har fördelat sin tid på 150 möjliga aktiviteter fördelade på 17 verksamhetsområden, skriver Göran Sundström. Foto: Bertil Ericson / TT, Bertil Ericson/TT

DN DEBATT 26/11. Arbetsförmedlingens anställda ska varje vecka tidrapportera allt de gör, minst timme för timme, fördelat på 150 möjliga aktiviteter. Vad kostar ­detta? Och behöver verkligen regeringen information om dessa mellan 28 och 110 miljoner aktiviteter per år? Systemet väcker frågan om Arbetsförmedlingen alls känner till Tillitsreformen, skriver statsvetaren Göran Sundström.

Rätta artikel

Mätsamhället har återigen blivit föremål för diskussion. På denna debattsida (8/11) går Claes Sandgren i clinch med en rad debattörer och forskare som menar att det alltmer utbredda och närgångna mätandet i offentlig sektor riskerar att skapa en omfattande byråkratisk överbyggnad som tränger undan professionerna. Sandgren menar att kritiken är svepande och att ”mätkritikerna” riskerar att kasta ut barnet med badvattnet. 

I denna debatt har regeringen Löfven tagit tydlig ställning. Sedan maktövertagandet 2014 har den, med förvaltningsminister Ardalan Shekarabi i spetsen, drivit en ”Tillitsreform”. Ambitionen är att minska detaljregleringen av förvaltningen, med syfte att lätta de administrativa bördorna för de offentliganställda och öka deras handlingsutrymme. Nuvarande kontroll- och mätsystem ska tonas ner och styrningen ska bli mer ”tillitsbaserad”. För detta ändamål har den tillsatt en Tillitsdelegation, som ska lämna sitt slutbetänkande nästa höst.

Mot denna bakgrund är det intressant att notera att de anställda vid Arbetsförmedlingen sedan den 1 oktober i år ska tidrapportera allt de gör i ett digitalt verktyg kallat Tajma. Löpande, och minst en gång i veckan, ska de ange hur de har fördelat sin tid på 150 möjliga aktiviteter fördelade på 17 verksamhetsområden. Aktiviteterna ska anges minst för varje timme och högst för varje kvart. Den som arbetar åtta timmar om dagen ska således rapportera minst 8 och högst 32 aktiviteter per dag, vilket betyder minst 168 och högst 672 aktiviteter per månad. Myndigheten har i dag 15.000 anställda, vilket medför att mellan 2,2 och 9,1 miljoner aktiviteter ska registreras varje månad.

Varje vecka ska man sedan ange bland annat hur man sov den senaste natten, hur stressad man är, hur stor kontroll man har över sitt liv, hur nöjd man är med sitt sociala liv, hur stämningen är på arbetet och hur stor kontroll man har över sin arbetssituation.

I internt informationsmaterial anges tre skäl för denna ökade administration: 

• För det första ska den öka transparensen i myndighetens årsredovisning och stärka förtroendet i budgetdiskussionerna med regeringen. 

• För det andra ska den underlätta för chefer att planera, leda och prioritera verksamheten. 

• För det tredje ska Tajma vara ett stöd för varje enskild medarbetares ”självledarskap”. 

Tanken är att chefen ska gå igenom siffrorna varje vecka med sina underställda och diskutera i grupp, ibland även individuellt, om arbetstiden läggs på rätt saker.

Det är självklart bra att veta vad man gör och att med jämna mellanrum reflektera över om arbetstiden läggs på rätt saker. Det är även bra att ledning och chefer tar fram information som underlättar planering. Men eventuella fördelar med denna typ av system måste förstås också ställas mot tänkbara nackdelar. Flera frågor inställer sig:

1. Vad kostar Tajma? 

Kostnaden för Tajma går inte att utläsa i det interna informationsmaterialet. Men anta att en anställd i genomsnitt ägnar runt fem minuter per dag till att fylla i Tajma. Låt oss också anta att chefernas veckovisa uppföljningssamtal i grupp med sina underställda tar runt 30 minuter. Det innebär att myndighetens anställda sammanlagt lägger runt 60.000 timmar i månaden på Tajma. Och om vi antar att genomsnittslönen på Arbetsförmedlingen är densamma som i staten i övrigt – som i november 2017 var 35.200 kronor i månaden, eller 220 kronor i timmen räknat på åttatimmarsdagar – blir den sammanlagda kostnaden för Tajma dryga 13 miljoner kronor i månaden.

Vi bortser då inte bara från inköpskostnaderna för systemet utan också från att chefer även kan ha enskilda samtal med medarbetarna, att varje chef även ska ha samtal med sin närmaste chef, att varje chef måste sammanställa och begrunda informationen inför samtal med sina underordnade samt att all information från Tajma måste aggregeras, analyseras och sammanställas i rapporter på central nivå i myndigheten. Detta väcker frågan om systemet inte kostar mer än vad det smakar, särskilt som tidredovisning över huvud taget inte behövs för att bedöma verksamhetens resultat.

2. Vad sänder införandet av Tajma för signaler till de anställda? 

I informationsmaterialet sägs att gott ledarskap handlar om att synliggöra medarbetarna och ge återkoppling på vad de har gjort, och att tidrapportering är ett bra verktyg för detta. Men i tillitsbaserat ledarskap handlar synliggörande snarare om att ge medarbetarna utrymme, att styra på distans och med värderingar samt att sätta tillit till att medarbetarna agerar professionellt och fullgör sina uppgifter på ett ansvarsfullt sätt utan närgången och löpande kontroll. De anställda kan sägas ”jobba på beting”; det är kvaliteten på resultaten som står i centrum och som chefer ska ge återkoppling på. 

I materialet bedyras det visserligen att ambitionen med Tajma inte är att kontrollera, utan om att mäta resultat av myndighetens verksamhet. Men ambitionen är inte det avgörande här, utan de anställdas upplevelse. Och det finns en överhängande risk att systemet skapar en känsla av övervakning och misstro – att de anställda inte tar ansvar för att saker de är satta att göra blir gjorda på ett effektivt sätt utan denna kontroll. Denna risk blir knappast mindre när man tar hänsyn till andra kontrollsystem som Arbetsförmedlingens anställda sedan tidigare är utsatta för. 

Exempelvis ska de varje dag, i det digitala verktyget ”kom & gå”, fylla i när de kommer till och går från jobbet. De uppmanas också fylla i ”Medarbetarpulsen”, där man redan vid registreringen av sitt konto ska ange hur många koppar kaffe man dricker om dagen och om man är gift, sambo, särbo eller har ett registrerat partnerskap. Varje vecka ska man sedan ange bland annat hur man sov den senaste natten, hur stressad man är, hur stor kontroll man har över sitt liv, hur nöjd man är med sitt sociala liv, hur stämningen är på arbetet och hur stor kontroll man har över sin arbetssituation.

3. Behöver regeringen denna typ av information? 

I informationsmaterialet framhålls att regeringen kräver mer detaljerade underlag från myndigheten. Men har regeringen och ansvarigt departement verkligen kapacitet att reflektera över hur mellan 28 och 110 miljoner aktiviteter under det senaste året har fördelats på 150 aktivitetstyper kopplade till 17 verksamhetsområden? Kommer siffrorna verkligen att underlätta förståelsen för verksamheten och för hur resultat med god kvalitet åstadkoms inom Arbetsförmedlingen? 

Åtskilliga studier visar att regering och departement redan sedan tidigare har svårt att ta hand om all information som myndigheterna lämnar.

4. Hur står det till med Tillitsreformen? 

Den som hävdar att införandet av Tajma ligger i linje med Tillits­reformen får onekligen anstränga sig. Det väcker frågan om Arbetsförmedlingen alls känner till reformen. Om inte så kan man tycka att arbetsmarknadsminister Ylva Johansson och hennes departement borde ha reagerat. Men det förutsätter förstås att de känner till såväl införandet av Tajma som Tillitsreformen. Ingetdera är givet. Och vad säger förvaltningsminister Shekarabi; känner han till vad som pågår inom kollega Johanssons fögderi?

Regeringen har velat tona ner kontrollen i offentlig sektor och avlasta de offentliganställda olika administrativa bördor. Detta har visat sig vara svårt. Olika system för granskning och mätning har med tiden blivit så pass institutionaliserade att de närmast ses som självklara. 

I varje myndighet finns det i dag gott om, och allt fler, vad statsvetaren Patrik Hall kallar ”managementbyråkrater”, som är anställda för, och proffs på, att utveckla och administrera olika typer av kontroll- och mätsystem, och som är beredda att argumentera för deras nytta. Hur pass självklara dessa system kan uppfattas vara illustreras i en intervju med Arbetsförmedlingens överdirektör. När hon får frågan varför detta nya mätverktyg behövs svarar hon: ”Vi ska bli som alla andra myndigheter, vi har inget val där”.

Om regeringen menar allvar med sin Tillitsreform måste den inse att det inte räcker med fagra ord om behovet av stärkt tillit och chefer som agerar mer ”tillitsvärdigt”. Det krävs även – och framför allt – olika typer av strukturella åtgärder som balanserar upp den makt som managementbyråkraterna i dag har inom förvaltningen. Tillitsdelegationen har här en viktig uppgift att förse regeringen med konkreta förslag.

Rättelse 2018-11-26 13:00

Uppgiften om det maximala antalet aktiviteter som kan behöva registreras per dag var felaktig i en tidigare version av texten. Den har nu ändrats från 40 till 32. Det maximala antalet aktiviteter per månad och år har också ändrats. Beräkningarna utgår från 21 arbetsdagar per månad och 5 veckors semester.