Polisens it-haveri med Pust Siebel-systemet är dessvärre ingen unik avvikelse. I många myndigheter och företag slösar tjänstemän bort flera timmar varje vecka på grund av illa fungerande eller misslyckade system. Ibland går papper och penna snabbare. Kostnaden för samhället är tiotals miljarder varje år. Det behövs en haverikommission för misslyckade it-projekt, skriver 21 it-experter och debattörer.
I början av året kunde landets poliser pusta ut. En samlad proteststorm fick Rikspolisstyrelsen att lägga ner det nyutvecklade systemet Pust Siebel – där en enkel rapport om ett snatteri krävde många timmars arbete i stället för några minuter.
Alla Sveriges medborgare bör glädjas med poliskåren, som nu får mer tid att skydda oss mot brott och utreda dem. Ännu ett skäl att glädjas är att vi fått kvitto på att det lönar sig att protestera mot usla it-system. För vi måste vara klara över att polisens Pust bara är toppen av en vulkan, som mullrar allt högre av missnöje.
Läkare, sjuksköterskor, hemvårdare, lärare på alla stadier, officerare i försvarsmakten – de senaste åren har alla lämnat förtvivlade rapporter om gravt dysfunktionella it-system. ”Vår uppskattning är att mer än en tredjedel av vår arbetstid går åt till administration i bristfälliga tekniska system där vi ska koda alla anteckningar med diagnoskoder, åtgärdskoder och diagnosgruppera med mera” skriver nio psykologer inom BUP i SvD.
”Som ansvarig för ett antal forskningsprojekt har jag att attestera många fakturor. Det tar nu åtta gånger så mycket tid per attest jämfört med tidigare. Det är i dag enklare att boka en resa till Katmandu (inklusive hotell och flygtaxi) än att göra en reseräkning vid GU”, berättar professor Bo Rothstein vid Göteborgs Universitet.
I försvarsmakten har systemet Prio dragit enorma kostnader, hämmat verksamheten gravt och skapat djup frustration hos personalen. Det är så krångligt att officerare hellre arbetar med papper och penna. Enligt Statskontoret, som skarpt kritiserat projektet, finns de säkerhetslösningar som krävs för att realisera nyttan inte på plats. Men införandet fortsätter (starkt försenat och fördyrat).
Göran Petersson, professor vid eHälsoinstitutet i Kalmar, säger att det är ”en gåta att upphandlingen av dåliga it-system tillåts fortgå.” En samlad rapport från vårdens fem professioner konstaterar att dagens system lika ofta är ”störande” som ”stödjande”. Regeringens särskilda vårdsamordnare Göran Stiernstedt säger sig ha blivit ”tagen” när han mött it-systemens användare i verkligheten: ”Man har marknadsfört it som ett medel för effektivisering, men det har blivit precis tvärtom. Vi behöver ett totalt omtag för vårdens it-system.”
Och problemen är mycket stora även i den privata sektorn. Enligt Unionen slösar privattjänstemän i snitt bort en knapp halvtimme varje dag på grund av dåligt fungerande it-system. Tio procent blir berövade en eller flera timmar (!) produktivt arbete varje dag. Pust Siebel var alltså dessvärre ingen unik avvikelse. Det handlar om systemfel, och dyra sådana.
Enbart kostnaden för misslyckade it-projekt inom affärssystem är upp till 30 miljarder per år i Sverige, enligt en färsk skattning. Till det kan läggas otaliga andra system och branscher. I Sverige ligger de totala it-investeringarna någonstans kring 150 miljarder årligen: internationella uppskattningar talar om att 4 av 10 it-projekt misslyckas med att nå sina mål. En svensk undersökning från 2006 fann att 8 av 10 projekt var misslyckade ur ett kundnöjdhetsperspektiv.
Men även system som tas i drift kostar. Bara i den privata tjänstemannasektorn blir förlusten 11 miljarder varje år (enligt Unionens troligen för låga skattning). I vården gav en lika försiktig skattning 2010 en förlust på 5 miljarder. Andra sektorer av samhällsekonomin tillkommer: it ingår nu i nästan allt arbete. En uppskattning av förlorad arbetstid enbart för systemet Pust hamnade på 10 miljarder över systemets förväntade livstid.
En amerikansk studie 2012 sätter produktivitetsförlusterna av it till 17 procent – vilket är mer än det samlade värdet av it-investeringarna. Då räknar vi inte de mänskliga kostnaderna för stress och frustration – över att man hindras göra det jobb man egentligen valt och är skicklig på. Och de största förlusterna är sannolikt de uteblivna förbättringar som inte realiseras.
Vi måste upprepa frågan: Hur kan allt detta få fortsätta? För att komma till rätta med problemen behövs en rad åtgärder. Det behövs en noggrannare kontroll av att it-projekt verkligen förmår leverera nytta. Och en haverikommission för misslyckade it-projekt, för att samla och sprida lärdomar.
Arbetsmiljöverket behöver förstärka bevakningen av digital arbetsmiljö. I dag finns bara en enda föreskrift om it på arbetsplatsen – och den är från 1998. It-branschen behöver ta ett mycket större ansvar och sluta leverera system som gör människor förtvivlade.
Men det största ansvaret ligger på ledningar och beslutsfattare, i rollerna som beställare av it-system, i både privat och offentlig sektor. Vi vill därför vända oss direkt till dig som beslutsfattare som har en sådan roll: Du behöver ta ett större ansvar för att de system som utvecklas och köps in inte skapar orimliga arbetsförhållanden för människor. Du måste ta ansvar för att ekonomiska resurser – inklusive skattemedel – inte slösas bort på undermåliga lösningar.
De goda nyheterna är att det egentligen inte är svårt. Det är känt sedan många år hur goda system ska vara beskaffade, hur de bör utvecklas, och hur man väljer rätt vid upphandling. Kunskaperna har många gånger bekräftats, både av forskning och i praktiken. De viktigaste lärdomarna kan sammanfattas i två punkter:
• Utgå alltid från slutanvändarna när ett system ska byggas eller köpas in.
• Bygg it-system i mindre steg, sjösätt tidigt och lär dig av hur systemet verkligen används.
Var alltså beredd att ändra och göra om. Och ta med kapacitets- och säkerhetsaspekterna från början.
Detta är grundprinciperna. De kommer att påverka hur upphandlingsprocesser bör utformas, och hur projekt ska läggas upp. Även där finns det många detaljer som behöver ändras, men det kan du överlåta åt specialister – så länge du ser till att de två grundprinciperna respekteras.
Inte minst kommer de att vara kritiska om den just föreslagna it-miljarden till vården ska ge någon nytta, och inte skapa nya ”vård-Pust”. Det finns ytterligare en lärdom du kan dra:
• Om du får höra att ”uppgradera teknik” eller ”minska kostnader” är huvudmotivet för en it-satsning: ryck i nödbromsen så snart du kan. Det är nämligen vanliga motiveringar för projekt som blir spektakulära krascher.
Om du och alla andra beslutsfattare tillämpar dessa enkla beslutsregler minskar inte bara risken för nya stora haverier. Väsentliga medel frigörs också för att skapa verklig verksamhetsnytta och en god arbetsmiljö – i stället för stress, frustration och slöseri.
Läs statliga Användningsforums designprinciper för offentliga digitala tjänster här.