Chefer är dåliga på feedback

Chefers uppfattning om hur bra de är på att ge sina medarbetare feedback ligger långt ifrån verkligheten. Det visar en förstudie som är gjord av industridoktoranden ­Simon Elvnäs och hans forskarlag på KTH. Studien har gått till så att cheferna först själva fått göra en uppskattning av vad de gör. Sedan har självskattningarna jämförts med videoinspelningar som gjorts då cheferna ägnade sig åt arbetsledning. Och det visade sig att det skilde en hel del mellan vad cheferna själva trodde att de gjorde och vad de faktiskt utförde i verkligheten.

–  Jag blev förvånad över att chefers skattning av vad de verkligen gjorde var så långt ifrån verklig­heten. Vissa chefer tyckte att de ägnade så mycket som 40 procent av sin tid till återkoppling medan det i själva verket för det mesta låg någonstans mellan 0 och 2 procent. Det är sällan någon chef i våra studier ägnat mer än 10 procent av tiden till återkoppling, säger Simon Elvnäs.

Simon Elvnäs och hans kolleger har studerat chefer inom alltifrån vård och skola till byggsektorn. Men överallt ser det likadant ut. Cheferna är dåliga på att berätta för sina medarbetare hur de utför sitt jobb.

– Det spelar ingen roll hur gammal man är, vilket kön man har eller vilken bransch man jobbar i. Siffrorna visar samma sak. De arbetsledare vi undersökt ägnar väldigt liten del av sin tid till återkoppling.

Men projektet har inte bara gått ut på att identifiera problemen med ledarskapet. Meningen är också att hjälpa cheferna att förbättra sitt arbetssätt. Därför har Simon Elvnäs kommit ut till de arbetsplatser som ingått i studien för att gå igenom videoinspelningarna tillsammans med cheferna.

– När vi går igenom filmerna blir det väldigt tydligt för cheferna att de inte alls beter som de trodde. Det är till exempel vanligt att de är säkra på att de sagt en sak fast de inte gjort det, säger Simon Elvnäs.

Enligt Simon Elvnäs kan ett skäl till att chefer är så dåliga på att ge feedback ha att göra med att det finns en rädsla hos cheferna för hur medarbetarna ska reagera.

– Det kan till exempel ses som känsligt att berömma en person inför en större grupp. Chefen kan vara orolig för vad de andra medarbetarna ska tycka om det. I stället utgår man från att medarbetarna redan vet vad chefen tycker om deras arbetsinsatser.

Något annat som ofta kommit upp när Simon Elvnäs gått igenom video­inspelningarna med cheferna är att de märker att de varit otydliga när de ska instruera en medarbetare. Det är vanligt att cheferna inte går ner på den detaljnivå som medarbetare behöver för att de ska kunna utföra jobbet på ett korrekt sätt. Tidsskäl, att cheferna tycker att medarbetarna borde veta hur de ska göra och en rädsla för att peka med hela handen är vanliga orsaker till att instruktionerna ofta blir luddiga. Simon Elvnäs menar dock att företagen skulle kunna tjäna både tid och pengar om cheferna vore mer tydliga.

– Gör du fel saker kommer din tid ständigt ätas upp av att du måste rätta till fel och starta nya arbetsgrupper. Det finns exempel på byggföretag där otydliga instruktioner från cheferna lett till byggfel vilket kostat mycket pengar för företaget.

Studien om hur chefer jobbar med återkoppling är en del av Simon Elvnäs doktorsavhandling. Målet med avhandlingen är att skapa verktyg för chefer så att de kan bli bättre på att utöva sitt ledarskap. Något som i slutänden kan skapa en mer effektiv arbetsplats.

– Många chefer letar efter det där självspelande pianot på arbetsplatsen där medarbetarna vet exakt vad de ska göra. Men för att det ska fungera måste arbetsplatsen ha en välfungerande chef. Jag brukar säga att chefer får de medarbetare de förtjänar.