Logga in på Dagens Nyheter

Här kan du som DN-kund logga in för obegränsad läsning av DN.se och e-DN.

Med ett gratiskonto kan du följa skribenter och ämnen samt spara artiklar.

Jobb & Karriär

Så blir jobbmötet effektivt

Bill Larsten, ansvarig för öppna utbildningar på ett företag, tror att den starka möteskulturen som ofta finns på svenska arbetsplatser beror på en vilja att alltid nå konsensus.
Bill Larsten, ansvarig för öppna utbildningar på ett företag, tror att den starka möteskulturen som ofta finns på svenska arbetsplatser beror på en vilja att alltid nå konsensus. Foto: Aflo Foto Agency / Alamy

Ha ett tydligt syfte och mål. Men framför allt – tänk igenom om det över huvud taget behövs ett möte. Det är receptet för att få till en effektivare möteskultur på arbetsplatsen.

30 procent av vår arbetstid går åt till möten, enligt beräkningar från företaget Gr8meetings och analysföretaget 3S. För arbetsledare och chefer är motsvarande siffra 50–80 procent. I samma undersökning framkom att fyra av tio anser att deras möten saknar tydlig mening och ifrågasättar huruvida mötena egentligen hade behövt äga rum.

Onödiga möten och möten som är ostrukturerade och ineffektiva ­kostar mycket för företaget, och kan göra att de anställdas arbete blir onödigt stressigt.

Hur ska man då göra för att få bukt med en många gånger djupt rotad möteskultur?

Bill Larsten är ansvarig för öppna utbildningar på företaget Conferator, som bland annat håller kurser i hur man får till effektivare möten. Han tror att den ofta starka möteskulturen på svenska arbetsplatser kommer av en vilja inom oss att alltid försöka nå konsensus.

– Det är ju positivt i sig, men det tar tid. Ofta bjuder man slentrianmässigt in till ett möte utan att riktigt ha tänkt igenom varför man ska ha mötet och vilka som ska vara där.

Bill Larstens första råd till mötes­ledare är därför att ifrågasätta mötet.

– Om mötet bara är ett informationsmöte kanske man i stället kan ge informationen via mejl, föreslår han.

Ett andra steg är att identifiera vilken typ av möte som ska hållas. Är det ett möte där beslut ska fattas? Då krävs strama tyglar.

– En tydlig agenda med syfte och mål behövs. Alla behöver vara klara över frågeställningen.

Bland det viktigaste är ­sedan mötets uppföljning.

– Innan man lämnar mötet ska man bestämma vad som är nästa steg. Ett möte ska leda till handling, det ska inte vara någon diskussionsklubb, säger Bill Larsten.

Fakta: Bill Larstens checklist
Bill Larsten

1  Fråga dig om mötet verkligen behövs.

2  Vilken sorts möte är det? Ett beslutande möte behöver tydlig agenda och mål.

3  Vilka måste vara med? Bjud inte slentrianmässigt in alla.

4  Skicka eventuellt ut mötesunderlag så deltagarna kommer förberedda.

5 Undvik öppen ­diskussion på möten där beslut ska tas. Be alla skriva ned sina förslag och gå sedan laget runt.

6  Bestäm en sluttid för mötet och håll den. Var inte rädd för att parkera frågor.

7  Bestäm nästa steg. Ett möte ska leda till handling. Sätt ­datum när det ska stämmas av vad ­besluten ledde till.

Så här jobbar DN med kvalitetsjournalistik: uppgifter som publiceras ska vara sanna och relevanta. Rykten räcker inte. Vi strävar efter förstahandskällor och att vara på plats där det händer. Trovärdighet och opartiskhet är centrala värden för vår nyhetsjournalistik. Läs mer här.