Logga in på Dagens Nyheter

Här kan du som DN-kund logga in för obegränsad läsning av DN.se och e-DN.

Med ett gratiskonto kan du följa skribenter och ämnen samt spara artiklar.

Ekonomi

Så påverkas prestationen och kroppen av att arbeta i ett öppet kontorslandskap

Vi kan reagera med stressymtom i en miljö med många störande ljud.
Vi kan reagera med stressymtom i en miljö med många störande ljud. Foto: Janerik Henriksson/TT

I de öppna kontorslandskapen är arbetsdagen ofta förenad med en mängd olika ljud. Hur påverkas vi av telefoner som ringer, kolleger som pratar och det ständiga knattret från alla tangentbord?

Studier har visat att vår prestation kan påverkas negativt i en miljö med många störande ljud – och vår kropp kan reagera med stressymtom.

Det är viktigt att inte dra alla kontorslandskap över en kam. Det menar Helena Jahncke, som är doktor i psykologi och arbetar som forskare vid Högskolan i Gävle. Beroende på verksamheten skiljer sig ljudnivåerna i kontorslandskapen åt.

– Det är viktigt att belysa att vissa kontorslandskap är jättetysta. Andra är väldigt bullriga. Det ser helt enkelt väldigt olika ut, säger hon.

Men att arbeta i ett landskap där ljud hela tiden avleder vår uppmärksamhet kan påverka oss.

I Helena Jahnckes doktorsavhandling (2012), undersökte hon hur ljuden i ett kontorslandskap påverkar vår prestation.

– Man ser att ljudnivån kan ha betydelse för hur man presterar. En del har också att göra med hur väl man hör vad andra säger. Man presterar sämre ju tydligare man hör vad kollegerna pratar om, säger Helena Jahncke.

Där skapas en typ av paradox. Man vill helst reducera så mycket bakgrundsljud som möjligt i kontorsmiljön – men då hör man i stället vad andra säger tydligare.

Det är lättare att vänja sig vid konstanta ljud, medan de variationsrika ljuden är svårare att vänja sig vid.

Ett liknande moment 22 uppstår om man i landskapet ska kunna arbeta både med koncentrationskrävande uppgifter, men också kunna prata med varandra och lätt uppfatta vad andra säger.

Däremot verkar det som om de konstanta ljuden, som fläktsystem som brummar i bakgrunden, är lättare att vänja sig vid än en varierad ljudbild, till exempel där mobiler ringer eller röster plötsligt höjs.

– Vi har sett att prestationen försämras i en varierande ljudbild när det gäller arbetsuppgifter som kräver att man minns och lär sig saker. När man måste uppehålla och bearbeta information i korttidsminnet är det lättare att bli störd.

När man gav testdeltagarna i avhandlingens studie en uppgift där de exempelvis skulle skriva ned så många fyrbenta djur som möjligt, verkade inte ljuden runt omkring störa lika mycket.

– Det kan bero på att den här informationen hämtas från långtidsminnet, säger Helena Jahncke.

Varför vi störs av ljud finns det flera teorier kring, berättar hon. Ljud bearbetas semantiskt av hjärnan: Vi försöker förstå vad det är som händer och vad folk säger runt omkring oss.

– När semantiska processer används för att hantera ljudinformationen omkring oss och vi samtidigt ska göra en semantisk uppgift, som att läsa en text och förstå den, blir det en krock som gör det svårare att ta till sig texten.

Centraldesken på Tidningarnas Telegrambyrå, 2011.
Centraldesken på Tidningarnas Telegrambyrå, 2011. Foto: Jonas Ekströmer/TT

En annan teori säger att vi blir distraherade när ljuden varierar och det uppstår plötsliga förändringar som fångar vår uppmärksamhet.

– Det är därför det är lättare att vänja sig vid konstanta ljud, medan de variationsrika ljuden är svårare att vänja sig vid, säger Helena Jahncke.

Men även om lågfrekventa ljud som ventilation och avlägset trafikbuller inte stör oss på samma sätt som plötsliga ljud, påverkar de oss.

– Hjärnan har registrerat ljudet och behövt processa det. Den processen, att filtrera bort de lågfrekventa ljuden, kräver mental energi som annars skulle kunna ha gått till att lära sig något, arbeta snabbare eller vara mer alert, säger Kerstin Persson Waye, professor i arbets- och miljömedicin vid Sahlgrenska akademin vid Göteborgs universitet.

Dessutom är vi alla olika. Det handlar kanske inte så mycket om specifik känslighet för ljud, utan om arbetsminneskapacitet. Om man har en god förmåga att bearbeta och upprätthålla information i korttidsminnet blir man inte lika störd av ljud som är konstanta, berättar Helena Jahncke.

På ett aktivitetsbaserat kontor har man ingen fast plats, utan kan flytta runt under dagen beroende på uppgiften man har för handen.

– Men när ljuden varierar så har även personer med hög arbetsminneskapacitet svårt att vänja sig, säger hon.

Det är också de varierande ljuden som kan vara svåra att göra något åt i större kontorslandskap. Därför är det viktigt att det finns rum eller avdelningar för olika ändamål.

Det är på det sättet man tänker när man designar så kallade aktivitetsbaserade kontor. På ett sådant kontor har man ingen fast plats, utan kan flytta runt under dagen beroende på uppgiften man har för handen. Tysta rum för koncentration, ytor för mindre projektgrupper och små webbmötesrum, till exempel.

Helena Jahncke leder just nu ett forskningsprojekt där man vill ta reda på hur människor påverkas av att arbeta i en sådan miljö.

I studien har man följt flera grupper av anställda på Trafikverket som bytt arbetsplats från cellkontor, alltså kontorsrum, eller kontorslandskap, till att arbeta i ett aktivitetsbaserat kontor. Man har låtit grupper av medarbetare utföra minnesuppgifter och själva rapportera hur de mår, men också mätt hur mycket eller lite personerna rör sig. Resultaten håller nu på att sammanställas i flera vetenskapliga artiklar.

– Om ett aktivitetsbaserat kontor verkligen fungerar, att man alltså byter plats under dagen, kan man kanske få de anställda att röra mer på sig. Det är också en viktig aspekt, eftersom det finns samband mellan hur mycket vi sitter under arbetsdagen och ohälsa.

Men för att få till ett kontor med en bra fysisk arbetsmiljö är det viktigt att göra en behovsanalys. Den behöver tydligt formulera vad det är för arbetsuppgifter som ska utföras, och i vilken miljö de kan utföras bäst.

– Man kan även behöva se över hur rummet är planerat. Utnyttjas alla rum eller är det många som står tomma och kan användas på ett bättre sätt?, säger Helena Jahncke.

En plan för hur man agerar på jobbet är också att föredra.

– Kom överens om hur man beter sig på arbetsplatsen, särskilt i miljöer där många vistas samtidigt. Talar vi högt i telefonen när vi har många omkring oss eller drar vi oss tillbaka och visar hänsyn i tysta zoner? säger Helena Jahncke.

Genom regelbundna diskussioner kan man komma fram till många sätt att jobba med att få en bättre ljudbild på kontoret.

Råkar man sitta bredvid en person som man anser talar för högt eller har en telefon med väldigt hög ringsignal, är en grundprincip att försöka ta upp frågan med personen själv för att undvika framtida konflikter, säger Thomas Jordan, lektor i arbetsvetenskap vid Göteborgs Universitet.

– Det är så klart lättare om det finns en sådan kultur på arbetsplatsen, en överenskommelse om att ta upp irritationsmoment med den som det berör, säger han.

Om det inte fungerar att tala med personen i fråga kan det vara lämpligt att gå till sin chef, som då borde hjälpa en. Att lösa sådana problem som uppstår ska ingå i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

– På vissa arbetsplatser fungerar det jättebra, på andra finns det inte alls ett sådant stöd. Om man dessutom har en chef som inte är bra på att ta sådana samtal, kan problemen ligga och skava i stället, säger Thomas Jordan.

Kontorslandskap 1973.
Kontorslandskap 1973. Foto: Weine Lexius

Störande ljud i jobbmiljön, även kallad bullerstörning, påverkar inte bara vår arbetsprestation. Även vår kropp kan reagera.

– Om man jobbar på ett kontor med dålig akustisk miljö, och dessutom under hög belastning, kan bullerstörning ses som en stressfaktor bland andra. På kort sikt kan man likna den reaktion som sker i kroppen med vad som sker när du utsätts för en farlig eller skrämmande situation och inte kan påverka din situation, säger Kerstin Persson Waye, professor i arbets- och miljömedicin vid Sahlgrenska akademin.

I ett arbete där man ofta behöver lära sig nya saker, vara kreativ och arbeta under tidspress kan upprepad bullerstörning utgöra en stor stressfaktor. Ljudbelastningen gör att man tappar tråden, glömmer bort vad man precis har läst eller skulle formulera.

– Då känner du att du behöver anstränga dig mer för att kunna nå de där 100 procenten. Efter åtta timmar kan man därför känna sig fruktansvärt trött, eftersom man tömt sitt energilager, säger Kerstin Persson Waye.

Kroppen har dock ett eget system som finns till för att hantera stress under kortvariga perioder. Till exempel ökar hjärtfrekvensen, och ibland ökar mängden av stresshormonet kortisol i kroppen. Men aktiveras de systemen långvarigt, dag efter dag, kan det påverka hälsan och få konsekvenser för blodtrycksregleringen.

– Även det metabola systemet, som gör att vi lagrar fett i buken, kan påverkas, säger Kerstin Persson Waye.

Men människan är samtidigt påhittiga överlevnadsdjur, menar Kerstin Persson Waye.

– Det gör att man försöker anamma olika copingstrategier. Man kanske lyssnar på musik för att stänga ljuden ute. Men det är också komplext, här talar vi om saker som vi egentligen har ganska dålig kunskap om – hur en sådan arbetsmiljö påverkar på sikt.

Jag skulle vilja att man utformade arbetsplatsen för människan. Det är oerhört viktigt att man gör behovsanalyser.

Hörselkåpor för anställda borde vara den sista utvägen, anser hon.

– Jag skulle vilja att man utformade arbetsplatsen för människan. Det är oerhört viktigt att man gör behovsanalyser på arbetsplatsen, och att man ser till att ta fram bästa möjliga strategier och rutiner för att göra den så bra som möjligt.

Kontorslandskapen har också en lång historia, och har skiftat i utformning under årens lopp. Från ”trälhav” där fabrikernas administrationspersonal arbetade i ett öronbedövande knatter av skrivmaskiner, till en digital revolution som ger personalen möjlighet att byta plats under dagen beroende på arbetsuppgift.

– Kontoret som sådant växte fram med industrialiseringen i slutet av 1800-talet och i början av 1900-talet när fler kamrerer och tjänstemän behövdes i administrationen, berättar Christina Bodin Danielsson, docent i arkitektur och författare till boken ”Vad är ett bra kontor?”.

Då var det i princip bara höga chefer som hade tillgång till egna rum, cellkontor, samtidigt som kontorslandskapen blev större.

Kontorister 1962.
Kontorister 1962. Foto: Jonny Graan

– När skrivmaskinen senare introducerades började också ljudet i kontorslandskapen bli starkare. Miljöerna, där administrationspersonal satt i rader med en förman som kontrollerade att arbetet utfördes så effektivt som möjligt, kallades för ”trälhav”, landskap med minst 30 eller 40 medarbetare.

Men med tiden förändrades även detta. Under 1960- och 1970-talen växte två parallella rörelser fram – en där man såg kontorslandskapen som något positivt för kommunikationen mellan anställda och chefer, en där cellkontoren inte längre var reserverade för enbart chefer.

– Kontorslandskapen relanserades som något trevligt och mer organiskt, och cellkontoren var en effekt av ett väldigt starkt arbetsmiljöarbete i Sverige, säger Christina Bodin Danielsson.

För debatten om störningsmoment i öppna kontorslandskap har funnits länge, berättar hon.

– Det är inte så att man inte har förstått det, och det finns absolut ett ekonomiskt intresse bakom hur man har byggt.

Utvecklingen fortsatte med flexkontoren, det som sedan 2010-talet i stället kallas för aktivitetsbaserade kontor.

– Det finns inte alltid ett egenvärde i att sitta öppet. Som arkitekt måste man också hela tiden balansera mellan riskerna för störningsmoment och möjligheterna till gemenskap och kommunikation.

Christina Bodin Danielsson är övertygad om att cellkontoren kommer att göra comeback i någon form. Hon anser också att de bäst byggda kontoren är de där man tagit hänsyn till forskning, arkitekters kompetens, specialistkunskap och medarbetarna.

– Det aktivitetsbaserade kontoret passar inte alla organisationer. Man får heller inte vara för trendkänslig. Det viktigaste är att utforma kontoret efter den verksamhet som ska befinna sig i det.

  • Läs mer:

Slipp ständiga avbrott på jobbet – ta kontroll över din arbetsdag

Många vill byta både jobb och yrkesroll

Läs mer om stress här

Viktigt att tänka på i ett kontorslandskap

Eftersom verksamheten ser olika ut på olika arbetsplatser är det svårt att ge svar på exakt hur ett bra kontorslandskap ska designas, menar Helena Jahncke, doktor i psykologi vid Högskolan i Gävle. Men det viktigaste av allt är att göra en behovsanalys tidigt:

• Gör klart vad det är för arbetsmiljö som de anställda behöver på kontoret för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på bästa möjliga sätt. Designar man inte kontoret utifrån det man ska utföra, blir det svårt att utföra uppgifterna på bästa sätt.

• Man behöver också se över ljudbilden och inte enbart fokusera på det estetiska. Det handlar inte bara om klassiska, ljuddämpande skärmar – tysta rum kan behövas.

• Kom överens om hur man beter sig på arbetsplatsen. Ska vi skrika till varandra om vi behöver information snabbt, eller gå bort till personen man söker? Drar vi oss tillbaka till ett annat rum om vi måste diskutera något under en längre tid? Talar vi i telefonen vid skrivbordet eller i enskilda rum? Regelbundna diskussioner krävs för att komma fram till hur man får en bättre ljudbild på kontoret.

• Om något specifikt stör – ta först upp problemet med personen i fråga som ligger bakom störningsmomentet.

Källa: Helena Jahncke, Thomas Jordan

Så här jobbar DN med kvalitetsjournalistik: uppgifter som publiceras ska vara sanna och relevanta. Rykten räcker inte. Vi strävar efter förstahandskällor och att vara på plats där det händer. Trovärdighet och opartiskhet är centrala värden för vår nyhetsjournalistik. Läs mer här.